Por que lembretes de horário no WhatsApp funcionam

Os clientes leem o WhatsApp. Um lembrete ali é visto mais rápido que um e-mail ou um SMS de número desconhecido, e vem do mesmo número com que eles agendaram, então podem responder para confirmar ou remarcar na mesma conversa.

O lembrete só funciona se for específico. "Até amanhã" é fácil de ignorar; "Seu corte de cabelo com a Sara é amanhã, terça, às 16h30" não é.

Coloque os agendamentos numa planilha

Exporte os agendamentos de amanhã da sua agenda ou sistema de reservas para Excel ou CSV, ou digite-os: um cliente por linha, com colunas Phone, Name, Appointment Date, Time e Service.

Deixe os telefones como texto para o Excel não apagar o zero à esquerda, e configure o código do país no Wassender para números locais. O arquivo é lido no seu navegador e não é enviado para lugar nenhum.

Escreva um lembrete para todos

Use os nomes das colunas como variáveis: "Oi [name|cliente], lembrando do seu [service] em [appointment_date] às [time]. Responda 1 para confirmar ou 2 para remarcar." Cada cliente recebe os próprios dados.

Não use [date] para o horário marcado. No Wassender, [date] significa a data atual, a menos que o seu arquivo tenha uma coluna Date; então use uma coluna específica, como Appointment Date.

Acrescente o que os clientes costumam esquecer: o endereço, o estacionamento, o que levar ou sua política de atraso. Mantenha em poucas linhas.

Envie na hora certa

O dia anterior, no fim da manhã ou no começo da noite, funciona para a maioria dos horários. Com o Ilimitado você pode agendar a campanha para um horário fixo; deixe o WhatsApp Web aberto e o computador ligado, porque ela roda no seu navegador.

Confira a prévia de alguns clientes antes de enviar, principalmente quem tem alguma célula vazia, e use um valor alternativo como [name|cliente] para que um nome faltando ainda fique natural.

Textos de lembrete para clínicas, salões e professores

Clínica: "Olá [name|cliente], este é um lembrete da sua consulta com Dr. [doctor|nosso médico] em [appointment_date] às [time]. Chegue 10 minutos antes e traga seu documento. Responda 1 para confirmar ou 2 se precisar remarcar."

Salão: "Oi [name|cliente]! Seu [service] com [stylist|a gente] está marcado para [appointment_date] às [time]. Se for se atrasar, é só mandar mensagem. Responda 2 para remarcar." Professor: "Oi [name|cliente], a aula de [subject] de [student|seu filho] é em [appointment_date] às [time]. Deixe a lição da semana passada pronta, por favor."

Toda versão cita o serviço, a pessoa, a data e a hora, e termina com uma resposta simples. Mantenha abaixo de umas 50 palavras para que os detalhes importantes apareçam na prévia da notificação.

Uma rotina diária prática

Escolha um horário fixo por dia, por exemplo 17h, para exportar os agendamentos do dia seguinte. Leva uns dois minutos: exportar, abrir o Wassender, escolher Planilha, selecionar o mesmo modelo que você salvou ontem, conferir a prévia de duas ou três linhas e enviar ou agendar.

Salve o lembrete como modelo na primeira vez, assim a cada dia você só importa o arquivo novo. Use os mesmos nomes de coluna todo dia, como Phone, Name, Service, Appointment Date e Time, para que as variáveis sempre batam.

Numa clínica movimentada com 40 consultas por dia, o ritmo humano faz a campanha levar alguns minutos, e não segundos. Isso é normal. Comece cedo o bastante para terminar bem antes da noite e deixe o WhatsApp Web aberto até acabar.

Erros comuns com lembretes de horário

Usar a data de hoje sem querer. [date] é a data atual, a menos que o seu arquivo tenha uma coluna Date. Se o lembrete diz "seu horário em [date]", todo cliente pode ver a data de hoje. Use uma coluna própria, como Appointment Date.

Datas com formato estranho. Se o Excel transforma uma data num número como 45612, formate a coluna como texto ou como data legível antes de exportar e confira a prévia. Escreva os horários do jeito que seus clientes leem, por exemplo 16h30.

Lembrar agendamentos cancelados. Tire os cancelamentos do arquivo antes de importar. Um lembrete de um horário que o cliente já cancelou parece descuido e gera respostas confusas.

Meça o efeito nas faltas

Antes de começar, conte quantos horários foram perdidos no mês passado. Depois de um mês de lembretes, conte de novo. Até uma contagem rápida no papel mostra se os lembretes compensam os poucos minutos que levam por dia.

Olhe as respostas também. Clientes que respondem 2 para remarcar não estão perdidos; são horários que você pode mover em vez de ficar com um buraco na agenda. Preencha o horário liberado com alguém da sua lista de espera e mande uma mensagem pessoal rápida oferecendo a vaga.

Se alguns clientes ainda faltam, teste um segundo lembrete, mais curto, na manhã do horário só para esses agendamentos, como "Te vejo hoje às [time], [name|cliente]!". Mande só para quem precisa, em vez de acrescentar uma segunda mensagem para todo mundo.

Mantenha um registro simples: data, número de lembretes enviados, de confirmações, de remarcações e de faltas. Quatro números por dia bastam. Depois de um mês você vai saber quais dias e quais serviços têm mais faltas, e pode decidir se lembra mais cedo, lembra duas vezes nesses agendamentos ou pede um sinal quando o cliente marca.

Cuide das respostas

Clientes que respondem 2 precisam de uma pessoa. O acompanhamento de respostas do Wassender mostra quem respondeu a uma campanha, e a Caixa de entrada lista as respostas para você remarcar rápido. Uma regra de palavra-chave também pode responder pedidos simples como "endereço".

Só lembre quem agendou com você. Um lembrete é bem-vindo; uma promoção grudada nele toda vez, não.

Passo a passo

  1. Exporte os agendamentos de amanhã para Excel ou CSV com Phone, Name, Appointment Date, Time e Service.
  2. No Wassender, comece uma nova campanha, escolha Planilha e selecione a coluna Phone.
  3. Escreva o lembrete com [name], [service], [appointment_date] e [time].
  4. Confira a prévia de vários clientes e adicione valores alternativos para células vazias.
  5. Envie agora ou agende para um horário fixo no dia anterior (Ilimitado).
  6. Confira as respostas e remarque quem pediu para mudar.

Plano: Enviar de uma planilha com variáveis está incluído no teste grátis de 1 hora do Ilimitado; agendamento e acompanhamento de respostas precisam do Ilimitado.

Perguntas frequentes

Quando devo enviar um lembrete de horário?

Normalmente no dia anterior. Para horários bem cedo, envie na tarde do dia anterior.

Cada cliente vê a própria data e hora?

Sim. Coloque-as em colunas da planilha e use como variáveis, como [appointment_date] e [time].

Os lembretes podem ser enviados automaticamente todo dia?

Você pode agendar uma campanha para um horário fixo com o Ilimitado. Os agendamentos de cada dia ainda precisam estar num arquivo que você importa.

Os clientes podem confirmar respondendo?

Sim. Eles respondem na conversa normal, e o Wassender mostra quem respondeu à campanha.

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