WhatsApp अपॉइंटमेंट रिमाइंडर क्यों काम करते हैं

क्लाइंट WhatsApp पढ़ते हैं। वहाँ का रिमाइंडर ईमेल या किसी अनजान नंबर के SMS से जल्दी देखा जाता है, और वह उसी नंबर से आता है जिससे उन्होंने बुकिंग की थी, इसलिए वे उसी चैट में जवाब देकर पुष्टि कर सकते हैं या समय बदल सकते हैं।

रिमाइंडर तभी काम करता है जब वह साफ़ हो। "कल मिलते हैं" को अनदेखा करना आसान है; "Sara के साथ आपका हेयरकट कल, मंगलवार, शाम 4:30 बजे है" को नहीं।

बुकिंग स्प्रेडशीट में रखें

अपने कैलेंडर या बुकिंग टूल से कल की बुकिंग Excel या CSV में एक्सपोर्ट करें, या खुद लिखें: हर पंक्ति में एक क्लाइंट, Phone, Name, Appointment Date, Time और Service कॉलम के साथ।

फ़ोन नंबर टेक्स्ट के रूप में रखें ताकि Excel शुरू का शून्य न हटाए, और लोकल नंबरों के लिए Wassender में अपना कंट्री कोड सेट करें। फ़ाइल आपके ब्राउज़र में पढ़ी जाती है और अपलोड नहीं होती।

सबके लिए एक रिमाइंडर लिखें

कॉलम के नाम वेरिएबल के रूप में इस्तेमाल करें: "नमस्ते [name|जी], याद दिला दें कि आपका [service] [appointment_date] को [time] बजे है। पुष्टि के लिए 1 या बदलने के लिए 2 लिखें।" हर क्लाइंट को उसकी अपनी जानकारी मिलती है।

अपॉइंटमेंट के लिए [date] इस्तेमाल न करें। Wassender में [date] का मतलब आज की तारीख है, जब तक आपकी फ़ाइल में Date कॉलम न हो, इसलिए Appointment Date जैसा खास कॉलम इस्तेमाल करें।

वह जोड़ें जो क्लाइंट अक्सर भूल जाते हैं: पता, पार्किंग, क्या साथ लाना है, या देर से आने का नियम। इसे कुछ लाइनों में रखें।

सही समय पर भेजें

ज़्यादातर अपॉइंटमेंट के लिए एक दिन पहले, देर सुबह या शाम को भेजना ठीक रहता है। Unlimited के साथ आप कैंपेन को तय समय पर शेड्यूल कर सकते हैं; WhatsApp Web खुला और कंप्यूटर जागा रखें, क्योंकि यह आपके ब्राउज़र में चलता है।

भेजने से पहले कुछ क्लाइंट का प्रीव्यू देखें, ख़ासकर जिनका कोई सेल खाली है, और [name|जी] जैसा फ़ॉलबैक इस्तेमाल करें ताकि नाम न होने पर भी संदेश ठीक पढ़ा जाए।

क्लिनिक, सैलून और ट्यूटर के लिए रिमाइंडर के शब्द

क्लिनिक: "नमस्ते [name|जी], याद दिला दें कि [appointment_date] को [time] बजे Dr. [doctor|हमारे डॉक्टर] के साथ आपका अपॉइंटमेंट है। कृपया 10 मिनट पहले आएँ और अपना ID साथ लाएँ। पुष्टि के लिए 1 या बदलने के लिए 2 लिखें।"

सैलून: "नमस्ते [name|जी]! [stylist|हमारे] साथ आपका [service] [appointment_date] को [time] बजे बुक है। देर हो रही हो तो बस हमें मैसेज कर दें। समय बदलने के लिए 2 लिखें।" ट्यूटर: "नमस्ते [name|जी], [student|आपके बच्चे] की [subject] क्लास [appointment_date] को [time] बजे है। कृपया पिछले हफ़्ते का होमवर्क तैयार रखें।"

हर रूप में सेवा, व्यक्ति, तारीख और समय का नाम है, और अंत में आसान जवाब। इसे लगभग 50 शब्दों से कम रखें ताकि ज़रूरी बातें नोटिफ़िकेशन प्रीव्यू में ही दिख जाएँ।

रोज़ की एक व्यावहारिक दिनचर्या

हर दिन एक तय समय चुनें, जैसे शाम 5 बजे, अगले दिन की बुकिंग एक्सपोर्ट करने के लिए। इसमें कुछ ही मिनट लगते हैं: एक्सपोर्ट करें, Wassender खोलें, Spreadsheet चुनें, कल सेव किया वही टेम्पलेट चुनें, दो-तीन पंक्तियों का प्रीव्यू देखें और भेजें या शेड्यूल करें।

पहली बार रिमाइंडर को टेम्पलेट के रूप में सेव करें, ताकि हर दिन बस नई फ़ाइल इंपोर्ट करनी पड़े। हर दिन वही कॉलम नाम रखें, जैसे Phone, Name, Service, Appointment Date और Time, ताकि वेरिएबल हमेशा मेल खाएँ।

दिन में 40 अपॉइंटमेंट वाले व्यस्त क्लिनिक में, इंसानी गति का मतलब है कि कैंपेन में सेकंड नहीं, कुछ मिनट लगते हैं। यह सामान्य है। इसे इतनी जल्दी शुरू करें कि शाम से काफ़ी पहले पूरा हो जाए, और पूरा होने तक WhatsApp Web खुला रखें।

अपॉइंटमेंट रिमाइंडर में आम गलतियाँ

गलती से आज की तारीख इस्तेमाल करना। [date] आज की तारीख है, जब तक आपकी फ़ाइल में Date कॉलम न हो। अगर रिमाइंडर में "[date] को आपका अपॉइंटमेंट" लिखा है, तो हर क्लाइंट को आज की तारीख दिख सकती है। Appointment Date जैसा अलग कॉलम इस्तेमाल करें।

अजीब फ़ॉर्मैट वाली तारीखें। अगर Excel तारीख को 45612 जैसे नंबर में बदल दे, तो एक्सपोर्ट से पहले कॉलम को टेक्स्ट या पढ़ने लायक तारीख के रूप में फ़ॉर्मैट करें, और प्रीव्यू जाँचें। समय वैसे लिखें जैसे आपके क्लाइंट पढ़ते हैं, जैसे 4:30 pm या 16:30।

रद्द बुकिंग को रिमाइंडर भेजना। इंपोर्ट करने से पहले फ़ाइल से रद्द बुकिंग हटा दें। जो अपॉइंटमेंट क्लाइंट पहले ही रद्द कर चुका है, उसका रिमाइंडर लापरवाही लगता है और उलझे हुए जवाब लाता है।

न आने वालों पर असर मापें

शुरू करने से पहले गिनें कि पिछले महीने कितने अपॉइंटमेंट छूटे। एक महीने रिमाइंडर भेजने के बाद फिर गिनें। कागज़ पर मोटा-मोटा हिसाब भी दिखा देगा कि रिमाइंडर रोज़ के कुछ मिनटों के लायक हैं या नहीं।

जवाब भी देखें। जो क्लाइंट समय बदलने के लिए 2 लिखते हैं, वे खोए नहीं हैं; ये अपॉइंटमेंट हैं जिन्हें आप खाली स्लॉट के बजाय आगे-पीछे कर सकते हैं। खाली हुए समय में वेटिंग लिस्ट के किसी क्लाइंट को लें, और उसे स्लॉट पेश करते हुए एक छोटा निजी संदेश भेजें।

अगर कुछ क्लाइंट फिर भी अपॉइंटमेंट छोड़ते हैं, तो सिर्फ़ उन बुकिंग के लिए अपॉइंटमेंट की सुबह एक दूसरा, छोटा रिमाइंडर आज़माएँ, जैसे "आज [time] बजे मिलते हैं, [name|जी]!"। हर किसी को दूसरा संदेश भेजने के बजाय सिर्फ़ उन्हीं को भेजें जिन्हें ज़रूरत है।

साथ-साथ एक आसान लॉग रखें: तारीख, भेजे गए रिमाइंडर, पुष्टियाँ, बदलाव और न आने वालों की संख्या। दिन के चार नंबर काफ़ी हैं। एक महीने बाद आपको पता चल जाएगा कि किन दिनों और किन सेवाओं में सबसे ज़्यादा अपॉइंटमेंट छूटते हैं, और आप तय कर सकेंगे कि जल्दी याद दिलाना है, उन बुकिंग के लिए दो बार याद दिलाना है, या बुकिंग के समय एडवांस माँगना है।

जवाब संभालें

जो क्लाइंट 2 लिखते हैं उन्हें किसी इंसान की ज़रूरत है। Wassender की जवाब ट्रैकिंग दिखाती है कि कैंपेन का जवाब किसने दिया, और Inbox जवाबों की सूची देता है ताकि आप जल्दी नया समय तय कर सकें। कीवर्ड नियम "address" जैसे आसान जवाबों का जवाब भी दे सकता है।

सिर्फ़ उन्हीं को याद दिलाएँ जिन्होंने आपके पास बुकिंग की है। रिमाइंडर का स्वागत होता है; हर बार उसके साथ जोड़ा गया प्रमोशन नहीं।

चरण-दर-चरण

  1. कल की बुकिंग Phone, Name, Appointment Date, Time और Service के साथ Excel या CSV में एक्सपोर्ट करें।
  2. Wassender में नया कैंपेन शुरू करें, Spreadsheet चुनें और Phone कॉलम चुनें।
  3. [name], [service], [appointment_date] और [time] के साथ रिमाइंडर लिखें।
  4. कई क्लाइंट का प्रीव्यू देखें और खाली सेल के लिए फ़ॉलबैक जोड़ें।
  5. अभी भेजें, या एक दिन पहले तय समय पर शेड्यूल करें (Unlimited)।
  6. जवाब देखें और बदलाव माँगने वालों का नया समय तय करें।

प्लान: वेरिएबल के साथ स्प्रेडशीट से भेजना 1 घंटे के मुफ़्त Unlimited ट्रायल में शामिल है; शेड्यूलिंग और जवाब ट्रैकिंग के लिए Unlimited चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अपॉइंटमेंट रिमाइंडर कब भेजना चाहिए?

आमतौर पर एक दिन पहले। सुबह जल्दी वाले अपॉइंटमेंट के लिए पिछली दोपहर भेजें।

क्या हर क्लाइंट को उसकी अपनी तारीख और समय दिख सकता है?

हाँ। इन्हें स्प्रेडशीट कॉलम में रखें और [appointment_date] व [time] जैसे वेरिएबल के रूप में इस्तेमाल करें।

क्या रिमाइंडर हर दिन अपने-आप जा सकते हैं?

Unlimited के साथ आप कैंपेन को तय समय पर शेड्यूल कर सकते हैं। हर दिन की बुकिंग फिर भी एक फ़ाइल में होनी चाहिए जिसे आप इंपोर्ट करें।

क्या क्लाइंट जवाब देकर पुष्टि कर सकते हैं?

हाँ। वे सामान्य चैट में जवाब देते हैं, और Wassender दिखाता है कि कैंपेन का जवाब किसने दिया।

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