WhatsApp اپائنٹمنٹ ریمائنڈر کیوں کام کرتے ہیں

کلائنٹ WhatsApp پڑھتے ہیں۔ وہاں کا ریمائنڈر ای میل یا کسی انجان نمبر کے SMS سے جلدی دیکھا جاتا ہے، اور وہ اسی نمبر سے آتا ہے جس سے انہوں نے بکنگ کی تھی، اس لیے وہ اسی چیٹ میں جواب دے کر کنفرم کر سکتے ہیں یا وقت بدل سکتے ہیں۔

ریمائنڈر تب ہی کام کرتا ہے جب وہ واضح ہو۔ "کل ملتے ہیں" کو نظرانداز کرنا آسان ہے؛ "Sara کے ساتھ آپ کا ہیئر کٹ کل، منگل، شام 4:30 بجے ہے" کو نہیں۔

بکنگز اسپریڈشیٹ میں رکھیں

اپنے کیلنڈر یا بکنگ ٹول سے کل کی بکنگز Excel یا CSV میں ایکسپورٹ کریں، یا خود لکھیں: ہر قطار میں ایک کلائنٹ، Phone، Name، Appointment Date، Time اور Service کالمز کے ساتھ۔

فون نمبر ٹیکسٹ کے طور پر رکھیں تاکہ Excel شروع کا صفر نہ ہٹائے، اور لوکل نمبروں کے لیے Wassender میں اپنا کنٹری کوڈ سیٹ کریں۔ فائل آپ کے براؤزر میں پڑھی جاتی ہے اور اپ لوڈ نہیں ہوتی۔

سب کے لیے ایک ریمائنڈر لکھیں

کالمز کے نام ویری ایبلز کے طور پر استعمال کریں: "السلام علیکم [name|جی]، یاد دہانی کے لیے: آپ کی [service] [appointment_date] کو [time] بجے ہے۔ کنفرم کرنے کے لیے 1 یا وقت بدلنے کے لیے 2 لکھیں۔" ہر کلائنٹ کو اس کی اپنی معلومات ملتی ہیں۔

اپائنٹمنٹ کے لیے [date] استعمال نہ کریں۔ Wassender میں [date] کا مطلب آج کی تاریخ ہے، جب تک آپ کی فائل میں Date کالم نہ ہو، اس لیے Appointment Date جیسا مخصوص کالم استعمال کریں۔

وہ شامل کریں جو کلائنٹ اکثر بھول جاتے ہیں: پتا، پارکنگ، کیا ساتھ لانا ہے، یا دیر سے آنے کا اصول۔ اسے چند لائنوں میں رکھیں۔

درست وقت پر بھیجیں

زیادہ تر اپائنٹمنٹس کے لیے ایک دن پہلے، دیر صبح یا شام کو بھیجنا ٹھیک رہتا ہے۔ Unlimited کے ساتھ آپ کیمپین کو مقررہ وقت پر شیڈول کر سکتے ہیں؛ WhatsApp Web کھلا اور کمپیوٹر جاگتا رکھیں، کیونکہ یہ آپ کے براؤزر میں چلتا ہے۔

بھیجنے سے پہلے چند کلائنٹس کا پری ویو دیکھیں، خاص طور پر جن کا کوئی سیل خالی ہے، اور [name|جی] جیسا فال بیک استعمال کریں تاکہ نام نہ ہونے پر بھی میسج درست پڑھا جائے۔

کلینک، سیلون اور ٹیوٹرز کے لیے ریمائنڈر کے الفاظ

کلینک: "السلام علیکم [name|جی]، یاد دہانی کے لیے: [appointment_date] کو [time] بجے Dr. [doctor|ہمارے ڈاکٹر] کے ساتھ آپ کی اپائنٹمنٹ ہے۔ براہِ کرم 10 منٹ پہلے تشریف لائیں اور اپنا شناختی کارڈ ساتھ لائیں۔ کنفرم کرنے کے لیے 1 یا وقت بدلنے کے لیے 2 لکھیں۔"

سیلون: "السلام علیکم [name|جی]! [stylist|ہمارے] ساتھ آپ کی [service] [appointment_date] کو [time] بجے بک ہے۔ دیر ہو رہی ہو تو بس ہمیں میسج کر دیں۔ وقت بدلنے کے لیے 2 لکھیں۔" ٹیوٹر: "السلام علیکم [name|جی]، [student|آپ کے بچے] کی [subject] کلاس [appointment_date] کو [time] بجے ہے۔ براہِ کرم پچھلے ہفتے کا ہوم ورک تیار رکھیں۔"

ہر انداز میں سروس، شخص، تاریخ اور وقت کا نام ہے، اور آخر میں آسان جواب۔ اسے تقریباً 50 الفاظ سے کم رکھیں تاکہ ضروری باتیں نوٹیفکیشن پری ویو میں ہی نظر آ جائیں۔

روزانہ کا ایک عملی معمول

ہر دن ایک مقررہ وقت چنیں، جیسے شام 5 بجے، اگلے دن کی بکنگز ایکسپورٹ کرنے کے لیے۔ اس میں چند ہی منٹ لگتے ہیں: ایکسپورٹ کریں، Wassender کھولیں، Spreadsheet منتخب کریں، کل محفوظ کیا ہوا وہی ٹیمپلیٹ منتخب کریں، دو تین قطاروں کا پری ویو دیکھیں اور بھیجیں یا شیڈول کریں۔

پہلی بار ریمائنڈر کو ٹیمپلیٹ کے طور پر محفوظ کریں، تاکہ ہر دن بس نئی فائل امپورٹ کرنی پڑے۔ ہر دن وہی کالم نام رکھیں، جیسے Phone، Name، Service، Appointment Date اور Time، تاکہ ویری ایبلز ہمیشہ میچ کریں۔

دن میں 40 اپائنٹمنٹس والے مصروف کلینک میں انسانی رفتار کا مطلب ہے کہ کیمپین میں سیکنڈز نہیں، چند منٹ لگتے ہیں۔ یہ معمول کی بات ہے۔ اسے اتنی جلدی شروع کریں کہ شام سے کافی پہلے مکمل ہو جائے، اور مکمل ہونے تک WhatsApp Web کھلا رکھیں۔

اپائنٹمنٹ ریمائنڈر میں عام غلطیاں

غلطی سے آج کی تاریخ استعمال کرنا۔ [date] آج کی تاریخ ہے، جب تک آپ کی فائل میں Date کالم نہ ہو۔ اگر ریمائنڈر میں "[date] کو آپ کی اپائنٹمنٹ" لکھا ہے تو ہر کلائنٹ کو آج کی تاریخ نظر آ سکتی ہے۔ Appointment Date جیسا الگ کالم استعمال کریں۔

عجیب فارمیٹ والی تاریخیں۔ اگر Excel تاریخ کو 45612 جیسے نمبر میں بدل دے تو ایکسپورٹ سے پہلے کالم کو ٹیکسٹ یا پڑھنے کے قابل تاریخ کے طور پر فارمیٹ کریں، اور پری ویو چیک کریں۔ وقت ویسے لکھیں جیسے آپ کے کلائنٹ پڑھتے ہیں، جیسے 4:30 pm یا 16:30۔

منسوخ بکنگز کو ریمائنڈر بھیجنا۔ امپورٹ کرنے سے پہلے فائل سے منسوخ بکنگز ہٹا دیں۔ جو اپائنٹمنٹ کلائنٹ پہلے ہی منسوخ کر چکا ہو، اس کا ریمائنڈر لاپروائی لگتا ہے اور الجھے ہوئے جوابات لاتا ہے۔

غیر حاضری پر اثر کو جانچیں

شروع کرنے سے پہلے گنیں کہ پچھلے مہینے کتنی اپائنٹمنٹس چھوٹیں۔ ایک مہینہ ریمائنڈر بھیجنے کے بعد دوبارہ گنیں۔ کاغذ پر موٹا موٹا حساب بھی دکھا دے گا کہ ریمائنڈر روزانہ کے چند منٹوں کے قابل ہیں یا نہیں۔

جوابات بھی دیکھیں۔ جو کلائنٹ وقت بدلنے کے لیے 2 لکھتے ہیں وہ کھوئے نہیں ہیں؛ یہ اپائنٹمنٹس ہیں جنہیں آپ خالی سلاٹ کے بجائے آگے پیچھے کر سکتے ہیں۔ خالی ہونے والے وقت میں ویٹنگ لسٹ کے کسی کلائنٹ کو لیں، اور اسے سلاٹ پیش کرتے ہوئے ایک مختصر ذاتی میسج بھیجیں۔

اگر کچھ کلائنٹ پھر بھی اپائنٹمنٹ چھوڑتے ہیں تو صرف ان بکنگز کے لیے اپائنٹمنٹ کی صبح ایک دوسرا، مختصر ریمائنڈر آزمائیں، جیسے "آج [time] بجے ملتے ہیں، [name|جی]!"۔ ہر کسی کو دوسرا میسج بھیجنے کے بجائے صرف انہی کو بھیجیں جنہیں ضرورت ہے۔

ساتھ ساتھ ایک آسان لاگ رکھیں: تاریخ، بھیجے گئے ریمائنڈر، کنفرمیشنز، تبدیلیاں اور غیر حاضر لوگوں کی تعداد۔ دن کے چار نمبر کافی ہیں۔ ایک مہینے بعد آپ کو پتا چل جائے گا کہ کن دنوں اور کن سروسز میں سب سے زیادہ اپائنٹمنٹس چھوٹتی ہیں، اور آپ طے کر سکیں گے کہ جلدی یاد دلانا ہے، ان بکنگز کے لیے دو بار یاد دلانا ہے، یا بکنگ کے وقت ایڈوانس لینا ہے۔

جوابات سنبھالیں

جو کلائنٹ 2 لکھتے ہیں انہیں کسی انسان کی ضرورت ہے۔ Wassender کی جواب ٹریکنگ دکھاتی ہے کہ کیمپین کا جواب کس نے دیا، اور Inbox جوابات کی لسٹ دیتا ہے تاکہ آپ جلدی نیا وقت طے کر سکیں۔ کی ورڈ رول "address" جیسے آسان سوالوں کا جواب بھی دے سکتا ہے۔

صرف انہی کو یاد دلائیں جنہوں نے آپ کے پاس بکنگ کی ہے۔ ریمائنڈر کا خیرمقدم ہوتا ہے؛ ہر بار اس کے ساتھ جوڑی گئی پروموشن کا نہیں۔

مرحلہ وار

  1. کل کی بکنگز Phone، Name، Appointment Date، Time اور Service کے ساتھ Excel یا CSV میں ایکسپورٹ کریں۔
  2. Wassender میں نئی کیمپین شروع کریں، Spreadsheet منتخب کریں اور Phone کالم چنیں۔
  3. [name]، [service]، [appointment_date] اور [time] کے ساتھ ریمائنڈر لکھیں۔
  4. کئی کلائنٹس کا پری ویو دیکھیں اور خالی سیلز کے لیے فال بیک شامل کریں۔
  5. ابھی بھیجیں، یا ایک دن پہلے مقررہ وقت پر شیڈول کریں (Unlimited)۔
  6. جوابات دیکھیں اور وقت بدلنے والوں کا نیا وقت طے کریں۔

پلان: ویری ایبلز کے ساتھ اسپریڈشیٹ سے بھیجنا 1 گھنٹے کے مفت Unlimited ٹرائل میں شامل ہے؛ شیڈولنگ اور جواب ٹریکنگ کے لیے Unlimited چاہیے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

اپائنٹمنٹ ریمائنڈر کب بھیجنا چاہیے؟

عام طور پر ایک دن پہلے۔ صبح سویرے والی اپائنٹمنٹس کے لیے پچھلی دوپہر بھیجیں۔

کیا ہر کلائنٹ کو اس کی اپنی تاریخ اور وقت نظر آ سکتا ہے؟

جی ہاں۔ انہیں اسپریڈشیٹ کالمز میں رکھیں اور [appointment_date] اور [time] جیسے ویری ایبلز کے طور پر استعمال کریں۔

کیا ریمائنڈر ہر دن خود بخود جا سکتے ہیں؟

Unlimited کے ساتھ آپ کیمپین کو مقررہ وقت پر شیڈول کر سکتے ہیں۔ ہر دن کی بکنگز پھر بھی ایک فائل میں ہونی چاہییں جسے آپ امپورٹ کریں۔

کیا کلائنٹ جواب دے کر کنفرم کر سکتے ہیں؟

جی ہاں۔ وہ عام چیٹ میں جواب دیتے ہیں، اور Wassender دکھاتا ہے کہ کیمپین کا جواب کس نے دیا۔

مزید پڑھیں