wassenderO que escolas e cursos enviam pelo WhatsApp
As mensagens de WhatsApp mais úteis para escolas e cursos são práticas: lembretes de aula e prova, mudanças de horário, vencimento de mensalidades, resultados, convites para eventos e matrícula para o próximo período.
Cada uma é diferente para cada família: outro filho, outra turma, outro horário ou outro valor. Por isso uma única mensagem para um grupo grande costuma gerar mais perguntas do que respostas.
Mensagens individuais em vez de um grupo barulhento
Grupos expõem o número de cada pai para todos os outros e enterram avisos importantes sob as respostas. Mandar uma mensagem individual para cada responsável mantém os números privados e permite que respondam direto para você.
As listas de transmissão do WhatsApp também enviam individualmente, mas só chegam a quem salvou seu número. Um disparador pelo WhatsApp Web trabalha a partir de uma planilha de números, então chega aos pais que não salvaram seu contato, desde que estejam esperando a mensagem.
Escreva uma vez, preencha cada aluno
Mantenha a planilha de matrículas com as colunas Phone, Parent, Student, Class, Time e Fee. Uma mensagem atende todo mundo: "Prezado(a) [parent|responsável], a aula de [class] de [student] passa para [time] a partir da semana que vem. Responda se tiver alguma dúvida."
As condições cuidam das diferenças: [if fee_status=paid?Obrigado pela mensalidade deste período.|Lembrete: a mensalidade deste período está para vencer.] Sempre que possível, deixe as variáveis fora do texto da condição, como recomenda o guia de variáveis, e confira a prévia de algumas linhas.
Cabeçalhos de coluna em árabe também funcionam, e a interface está disponível em árabe e inglês.
Lembre na hora certa
Envie lembretes de aula na noite anterior e lembretes de mensalidade alguns dias antes. Com o Ilimitado, você pode agendar a campanha para começar num horário definido enquanto o WhatsApp Web está aberto no computador da escola.
Anexe o horário das aulas, um PDF de resultados ou o cartaz de um evento. Com Imagens personalizadas, cada aluno pode receber o próprio certificado ou recibo, se ele estiver indicado na linha dele.
Exemplos de mensagens para escolas e academias
Lembrete de aula: "Prezado(a) [parent|responsável], lembrando que a aula de [class] de [student] é amanhã às [time]. Por favor, não esqueça de mandar a apostila." Mudança de horário: "Prezado(a) [parent|responsável], a partir da semana que vem a aula de [class] de [student] passa para [time] na [day]. Responda se isso for um problema e encontramos outra turma."
Aviso de prova: "Prezado(a) [parent|responsável], a prova de [subject] de [student] será em [exam_date]. O material de revisão está em anexo." Resultados: "Prezado(a) [parent|responsável], [student] tirou [score] na prova de [subject] deste mês. Recado do professor: [note|continue assim]."
Matrícula para o próximo período: "Oi [parent|tudo bem], as matrículas para o [term|próximo] período estão abertas. A turma atual de [student] continua na [day] às [time]. Responda 1 para garantir a vaga." Cada mensagem fala de um filho e de uma ação, o que deixa as respostas simples.
Uma rotina semanal para uma pequena academia
Na noite anterior a cada dia de aula, filtre a planilha de matrículas pelas turmas do dia seguinte e envie uma campanha de lembrete. Leva poucos minutos depois que o modelo está salvo, e reduz bastante as mensagens de "que horas é a aula?".
Uma vez por mês, envie os avisos de mensalidade alguns dias antes do vencimento, usando uma condição para agradecer às famílias que já pagaram e lembrar as outras. Uma vez por período, envie resultados ou um boletim, com PDF anexo quando precisar.
Use os mesmos nomes de coluna em todo arquivo, como Phone, Parent, Student, Class, Day e Time, para que seus modelos salvos sempre batam. O telefone deve ser o do responsável, em formato internacional ou com o código do seu país configurado no Wassender.
Erros comuns das escolas no WhatsApp
Usar um grupo enorme para avisos. Ele expõe o número de todas as famílias e enche de respostas. Mensagens individuais mantêm os números privados e deixam os pais responderem direto para você.
Mandar mensagem diretamente para alunos menores de idade quando o contato certo é o responsável. Use o número que a família informou para a comunicação escolar e siga as políticas da sua própria escola.
Enviar à noite ou no horário em que os pais estão ocupados. O começo da noite costuma ser o melhor horário para lembretes. Use horários de envio para que uma lista longa nunca entre pela madrugada.
Responda os pais sem se afogar em conversas
Toda campanha de lembrete traz algumas respostas: uma dúvida sobre lição de casa, um pedido de troca de turma, um aviso de que a criança está doente. Configure respostas por palavra-chave para as previsíveis, como mensalidade, endereço e horário das aulas, para que os pais recebam uma resposta na hora.
Para o resto, a Caixa de entrada reúne as respostas às campanhas dos últimos 14 dias com as abas Sem resposta, Interessados e Ganhos, para nada escapar. Notas e etiquetas em cada conversa, como Turma A ou Pagou 2º período, deixam os detalhes ao lado da conversa para quem for responder.
Se várias pessoas da equipe respondem os pais, combinem quem cuida de quais perguntas e usem os mesmos modelos salvos, para que toda família receba a mesma informação. Respostas consistentes fazem os pais confiarem nas mensagens da escola e lerem a próxima.
No fim de cada período, veja o que os pais mais perguntaram e transforme essas respostas em lembretes melhores. Se muitos pais perguntaram onde estacionar no dia da prova, inclua isso no aviso de prova do próximo período. Cada pequena melhoria significa menos perguntas e manhãs mais tranquilas para a secretaria e para as famílias. Compartilhe os modelos melhorados com todos os professores e funcionários, para que a escola inteira fale com uma só voz clara e os pais sempre saibam onde encontrar a informação mais recente.
Mantenha a confiança
Mande mensagem só para famílias matriculadas ou que pediram informações, use horários de envio que funcionem para os pais e respeite quem pedir para parar. Respostas por palavra-chave podem responder automaticamente perguntas comuns como "mensalidade" ou "endereço".
Passo a passo
- Exporte sua lista de matrículas para o Excel com as colunas Phone, Parent, Student, Class e Time.
- Crie uma nova campanha no Wassender a partir da planilha e selecione a coluna Phone.
- Escreva a mensagem com [parent], [student], [class] e [time], e anexe um arquivo se precisar.
- Confira a prévia de várias famílias e adicione textos alternativos para células vazias.
- Envie agora com ritmo humano ou agende para a noite anterior (Ilimitado).
- Responda as mensagens e configure respostas por palavra-chave para as dúvidas comuns.
Plano: Campanhas por planilha, variáveis e anexos funcionam no teste grátis de 1 hora do Ilimitado; agendamento e acompanhamento de respostas exigem o Ilimitado.
Perguntas frequentes
Como uma escola pode enviar mensagens no WhatsApp para todos os pais?
Importe a lista de pais do Excel num disparador pelo WhatsApp Web e envie a cada responsável uma mensagem individual com os dados do filho.
Os pais conseguem ver o número uns dos outros?
Não. Cada responsável recebe uma mensagem individual separada, ao contrário de um grupo.
Posso enviar a cada aluno o próprio certificado?
Sim, com Imagens personalizadas: indique a imagem de cada aluno numa coluna da planilha.
Os pais precisam salvar o número da escola?
Não com um disparador pelo WhatsApp Web. Já as listas de transmissão só chegam a quem salvou seu número.