Apa yang dikirim sekolah dan kursus lewat WhatsApp

Pesan WhatsApp yang paling berguna untuk sekolah dan kursus bersifat praktis: pengingat kelas dan ujian, perubahan jadwal, jatuh tempo biaya, hasil belajar, undangan acara, dan pendaftaran semester berikutnya.

Setiap pesan ini berbeda untuk setiap keluarga: anak, kelas, jam, atau jumlah yang berbeda. Itulah sebabnya satu pesan ke grup besar sering menimbulkan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban.

Pesan personal, bukan grup yang berisik

Grup memperlihatkan nomor setiap orang tua ke semua orang dan menenggelamkan pengumuman penting di bawah balasan. Mengirim pesan personal ke setiap orang tua menjaga nomor tetap privat dan memungkinkan mereka membalas langsung ke Anda.

Daftar siaran WhatsApp juga mengirim secara individual, tetapi hanya sampai ke orang yang menyimpan nomor Anda. Pengirim WhatsApp Web bekerja dari spreadsheet berisi nomor, jadi bisa menjangkau orang tua yang belum menyimpan nomor Anda, selama mereka menantikan pesannya.

Tulis sekali, isi untuk setiap siswa

Simpan sheet pendaftaran dengan kolom Phone, Parent, Student, Class, Time, dan Fee. Satu pesan mencakup semua: "Yth. [parent|Bapak/Ibu], kelas [class] [student] pindah ke jam [time] mulai minggu depan. Silakan balas jika ada pertanyaan."

Kondisi menangani perbedaannya: [if fee_status=paid?Terima kasih atas pembayaran biaya semester ini.|Mengingatkan bahwa biaya semester ini sudah jatuh tempo.] Sebisa mungkin letakkan variabel di luar teks kondisi, sesuai saran panduan variabel, dan pratinjau beberapa baris.

Judul kolom berbahasa Arab juga bisa, dan antarmuka tersedia dalam bahasa Arab dan Inggris.

Ingatkan di waktu yang tepat

Kirim pengingat kelas pada malam sebelumnya dan pengingat biaya beberapa hari sebelumnya. Dengan Unlimited Anda bisa menjadwalkan kampanye pada jam tertentu selama WhatsApp Web terbuka di komputer sekolah.

Lampirkan jadwal pelajaran, PDF hasil belajar, atau poster acara ke pesan. Gambar personal bisa mengirim sertifikat atau kuitansi milik setiap siswa jika tercantum di barisnya.

Contoh pesan untuk sekolah dan akademi

Pengingat kelas: "Yth. [parent|Bapak/Ibu], mengingatkan bahwa kelas [class] [student] besok jam [time]. Mohon pastikan ia membawa buku latihannya." Perubahan jadwal: "Yth. [parent|Bapak/Ibu], mulai minggu depan kelas [class] [student] pindah ke jam [time] hari [day]. Balas jika ada kendala, nanti kami carikan kelompok lain."

Pemberitahuan ujian: "Yth. [parent|Bapak/Ibu], ujian [subject] [student] diadakan pada [exam_date]. Materi persiapan terlampir." Hasil: "Yth. [parent|Bapak/Ibu], [student] mendapat nilai [score] di tes [subject] bulan ini. Catatan dari guru: [note|pertahankan kerja bagusnya]."

Pendaftaran semester berikutnya: "Halo [parent|Bapak/Ibu], pendaftaran semester [term|berikutnya] sudah dibuka. Kelompok [student] saat ini berlanjut setiap [day] jam [time]. Balas 1 untuk mempertahankan tempatnya." Setiap pesan membahas satu anak dan satu tindakan, sehingga balasannya sederhana.

Rutinitas mingguan untuk akademi kecil

Pada malam sebelum setiap hari kelas, filter sheet pendaftaran ke kelompok besok dan kirim satu kampanye pengingat. Hanya butuh beberapa menit setelah template tersimpan, dan jelas mengurangi pesan "kelasnya jam berapa?".

Sebulan sekali, kirim pemberitahuan biaya beberapa hari sebelum jatuh tempo, dengan kondisi untuk berterima kasih kepada keluarga yang sudah membayar dan mengingatkan yang lain. Sekali per semester, kirim hasil belajar atau catatan perkembangan, dengan lampiran PDF jika perlu.

Gunakan nama kolom yang sama di setiap file, seperti Phone, Parent, Student, Class, Day, dan Time, agar template tersimpan selalu cocok. Nomor telepon sebaiknya nomor orang tua dalam format internasional atau dengan kode negara yang diatur di Wassender.

Kesalahan umum sekolah di WhatsApp

Memakai satu grup besar untuk pengumuman. Ini memperlihatkan nomor setiap keluarga dan penuh dengan balasan. Pesan personal menjaga nomor tetap privat dan memungkinkan orang tua menjawab langsung ke Anda.

Mengirim pesan langsung ke siswa di bawah umur padahal orang tua adalah kontak yang tepat. Gunakan nomor yang diberikan keluarga untuk komunikasi sekolah, dan ikuti kebijakan sekolah Anda sendiri.

Mengirim di malam hari atau saat jam sekolah ketika orang tua sibuk. Sore menjelang malam biasanya paling baik untuk pengingat. Gunakan jam pengiriman agar daftar panjang tidak sampai larut malam.

Jawab orang tua tanpa tenggelam dalam chat

Setiap kampanye pengingat mendatangkan beberapa balasan: pertanyaan soal PR, permintaan pindah kelompok, kabar bahwa anak sakit. Atur balasan kata kunci untuk yang bisa ditebak, seperti biaya, alamat, dan jadwal, agar orang tua langsung mendapat jawaban.

Untuk sisanya, Inbox mengumpulkan balasan kampanye dari 14 hari terakhir dengan tab Belum dijawab, Tertarik, dan Berhasil, sehingga tidak ada yang terlewat. Catatan dan tag di setiap chat, seperti Kelompok A atau Lunas semester 2, menyimpan detail di samping percakapan untuk siapa pun yang menjawab.

Jika beberapa staf menjawab orang tua, sepakati siapa yang menangani pertanyaan apa dan gunakan template tersimpan yang sama, agar setiap keluarga mendengar informasi yang sama. Jawaban yang konsisten membuat orang tua percaya pada pesan sekolah dan membaca pesan berikutnya.

Di akhir setiap semester, lihat kembali apa yang paling sering ditanyakan orang tua dan jadikan jawabannya pengingat yang lebih baik. Jika banyak orang tua bertanya di mana parkir saat hari ujian, tambahkan ke pemberitahuan ujian semester depan. Setiap perbaikan kecil berarti lebih sedikit pertanyaan dan pagi yang lebih tenang bagi bagian depan dan keluarga. Bagikan template yang sudah diperbaiki ke setiap guru dan staf, agar seluruh sekolah berbicara dengan satu suara yang jelas dan orang tua selalu tahu di mana mencari informasi terbaru.

Jaga kepercayaan

Kirim pesan hanya kepada keluarga yang mendaftar atau meminta informasi, gunakan jam pengiriman yang cocok untuk orang tua, dan hormati siapa pun yang minta berhenti. Balasan kata kunci bisa menjawab pertanyaan umum seperti "biaya" atau "alamat" secara otomatis.

Langkah demi langkah

  1. Ekspor daftar pendaftaran ke Excel dengan kolom Phone, Parent, Student, Class, dan Time.
  2. Mulai kampanye baru di Wassender dari spreadsheet dan pilih kolom Phone.
  3. Tulis pesan dengan [parent], [student], [class], dan [time], dan lampirkan file jika perlu.
  4. Pratinjau beberapa keluarga dan tambahkan nilai cadangan untuk sel kosong.
  5. Kirim sekarang dengan tempo alami, atau jadwalkan untuk malam sebelumnya (Unlimited).
  6. Jawab balasan dan atur balasan kata kunci untuk pertanyaan umum.

Paket: Kampanye spreadsheet, variabel, dan lampiran berfungsi di uji coba gratis 1 jam Unlimited; penjadwalan dan pelacakan balasan memerlukan Unlimited.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana sekolah bisa mengirim pesan WhatsApp ke semua orang tua?

Impor daftar orang tua dari Excel ke pengirim WhatsApp Web dan kirim pesan personal ke setiap orang tua dengan detail anaknya.

Apakah orang tua bisa melihat nomor satu sama lain?

Tidak. Setiap orang tua menerima pesan personal terpisah, tidak seperti grup.

Bisakah saya mengirim sertifikat milik setiap siswa?

Bisa, dengan Gambar personal: cantumkan gambar setiap siswa di kolom spreadsheet.

Apakah orang tua perlu menyimpan nomor sekolah?

Tidak untuk pengirim WhatsApp Web. Sebaliknya, daftar siaran hanya menjangkau orang yang menyimpan nomor Anda.

Baca juga