स्कूल और कोर्स WhatsApp पर क्या भेजते हैं

स्कूलों और कोर्स के लिए सबसे काम के WhatsApp संदेश व्यावहारिक होते हैं: क्लास और परीक्षा के रिमाइंडर, टाइमटेबल में बदलाव, फ़ीस की देय तारीख, नतीजे, कार्यक्रम के न्योते और अगले टर्म का एनरोलमेंट।

इनमें से हर एक हर परिवार के लिए अलग होता है: अलग बच्चा, क्लास, समय या रकम। इसीलिए बड़े ग्रुप में भेजा एक संदेश अक्सर जितने जवाब देता है, उससे ज़्यादा सवाल खड़े कर देता है।

शोर भरे ग्रुप के बजाय निजी संदेश

ग्रुप हर अभिभावक का नंबर सबके सामने ले आते हैं और ज़रूरी सूचनाएँ जवाबों के नीचे दब जाती हैं। हर अभिभावक को निजी संदेश भेजने से नंबर निजी रहते हैं और वे सीधे आपको जवाब दे सकते हैं।

WhatsApp ब्रॉडकास्ट लिस्ट भी अलग-अलग भेजती हैं, लेकिन सिर्फ़ उन्हीं तक पहुँचती हैं जिन्होंने आपका नंबर सेव किया हो। WhatsApp Web सेंडर नंबरों की स्प्रेडशीट से काम करता है, इसलिए उन अभिभावकों तक भी पहुँचता है जिन्होंने आपको सेव नहीं किया, बशर्ते वे संदेश की उम्मीद करते हों।

एक बार लिखें, हर छात्र की जानकारी भरें

अपनी एनरोलमेंट शीट Phone, Parent, Student, Class, Time और Fee कॉलम के साथ रखें। एक संदेश सबके लिए काफ़ी है: "प्रिय [parent|अभिभावक], अगले हफ़्ते से [student] की [class] क्लास [time] बजे होगी। कोई सवाल हो तो जवाब दें।"

शर्तें अंतर संभालती हैं: [if fee_status=paid?इस टर्म की फ़ीस के लिए धन्यवाद।|याद दिला दें कि इस टर्म की फ़ीस देय है।] जहाँ हो सके वेरिएबल को शर्त के टेक्स्ट से बाहर रखें, जैसा वेरिएबल गाइड सुझाती है, और कुछ पंक्तियों का प्रीव्यू देखें।

अरबी कॉलम हेडर भी काम करते हैं, और इंटरफ़ेस अरबी और अंग्रेज़ी में उपलब्ध है।

सही समय पर याद दिलाएँ

क्लास रिमाइंडर एक शाम पहले और फ़ीस रिमाइंडर कुछ दिन पहले भेजें। Unlimited के साथ आप कैंपेन को तय समय पर शुरू होने के लिए शेड्यूल कर सकते हैं, जब तक स्कूल के कंप्यूटर पर WhatsApp Web खुला है।

संदेश के साथ टाइमटेबल, नतीजों का PDF या कार्यक्रम का पोस्टर अटैच करें। अगर पंक्ति में लिखा हो, तो Personal images हर छात्र को उसका अपना सर्टिफ़िकेट या रसीद भेज सकता है।

स्कूलों और अकादमियों के लिए संदेश के उदाहरण

क्लास रिमाइंडर: "प्रिय [parent|अभिभावक], याद दिला दें कि [student] की [class] क्लास कल [time] बजे है। कृपया पक्का करें कि वे अपनी वर्कबुक साथ लाएँ।" टाइमटेबल में बदलाव: "प्रिय [parent|अभिभावक], अगले हफ़्ते से [student] की [class] क्लास [day] को [time] बजे होगी। अगर इसमें दिक्कत हो तो जवाब दें, हम दूसरा ग्रुप ढूँढ लेंगे।"

परीक्षा सूचना: "प्रिय [parent|अभिभावक], [student] की [subject] परीक्षा [exam_date] को है। रिवीज़न सामग्री अटैच है।" नतीजे: "प्रिय [parent|अभिभावक], इस महीने के [subject] टेस्ट में [student] के [score] अंक आए। उनके टीचर की टिप्पणी: [note|ऐसे ही मेहनत करते रहें]।"

अगले टर्म का एनरोलमेंट: "नमस्ते [parent|जी], [term|अगले] टर्म का रजिस्ट्रेशन शुरू हो गया है। [student] का मौजूदा ग्रुप [day] को [time] बजे जारी रहेगा। जगह पक्की रखने के लिए 1 लिखें।" हर संदेश एक बच्चे और एक काम के बारे में है, जिससे जवाब आसान रहते हैं।

एक छोटी अकादमी की साप्ताहिक दिनचर्या

हर क्लास वाले दिन से पहली शाम, एनरोलमेंट शीट को कल के ग्रुप तक फ़िल्टर करें और एक रिमाइंडर कैंपेन भेजें। टेम्पलेट सेव हो जाने पर इसमें कुछ मिनट लगते हैं, और "क्लास कितने बजे है?" वाले संदेश साफ़ तौर पर कम हो जाते हैं।

महीने में एक बार देय तारीख से कुछ दिन पहले फ़ीस सूचना भेजें, शर्त का इस्तेमाल करके भुगतान कर चुके परिवारों को धन्यवाद दें और बाकियों को याद दिलाएँ। टर्म में एक बार नतीजे या प्रगति नोट भेजें, ज़रूरत हो तो PDF के साथ।

हर फ़ाइल में वही कॉलम नाम रखें, जैसे Phone, Parent, Student, Class, Day और Time, ताकि आपके सेव किए टेम्पलेट हमेशा मेल खाएँ। फ़ोन नंबर अभिभावक का होना चाहिए, अंतरराष्ट्रीय फ़ॉर्मैट में या Wassender में आपका कंट्री कोड सेट करके।

WhatsApp पर स्कूलों की आम गलतियाँ

घोषणाओं के लिए एक बहुत बड़ा ग्रुप। इससे हर परिवार का नंबर सामने आ जाता है और ग्रुप जवाबों से भर जाता है। निजी संदेश नंबर निजी रखते हैं और अभिभावकों को सीधे आपको जवाब देने देते हैं।

नाबालिग छात्रों को सीधे संदेश भेजना, जबकि सही संपर्क अभिभावक हैं। स्कूल से बातचीत के लिए परिवार का दिया नंबर इस्तेमाल करें, और अपने स्कूल की नीतियों का पालन करें।

रात में या स्कूल के समय भेजना, जब अभिभावक व्यस्त होते हैं। रिमाइंडर के लिए आमतौर पर शाम का शुरुआती समय सबसे अच्छा है। भेजने के घंटे इस्तेमाल करें ताकि लंबी सूची कभी रात तक न खिंचे।

चैट में डूबे बिना अभिभावकों को जवाब दें

हर रिमाइंडर कैंपेन कुछ जवाब लाता है: होमवर्क का सवाल, ग्रुप बदलने की माँग, बच्चे के बीमार होने की सूचना। अनुमान लगाए जा सकने वाले सवालों, जैसे फ़ीस, पता और टाइमटेबल, के लिए कीवर्ड जवाब सेट करें ताकि अभिभावकों को तुरंत जवाब मिले।

बाकी के लिए, Inbox पिछले 14 दिनों के कैंपेन जवाब Unanswered, Interested और Won टैब में इकट्ठा करता है, ताकि कुछ छूटे नहीं। हर चैट पर Group A या Paid term 2 जैसे नोट्स और टैग, जवाब देने वाले के लिए जानकारी बातचीत के पास रखते हैं।

अगर कई स्टाफ़ सदस्य अभिभावकों को जवाब देते हैं, तो तय करें कि कौन किन सवालों को संभालेगा और वही सेव किए टेम्पलेट इस्तेमाल करें, ताकि हर परिवार को एक जैसी जानकारी मिले। एक जैसे जवाब ही अभिभावकों का स्कूल के संदेशों पर भरोसा बनाते हैं और वे अगला संदेश भी पढ़ते हैं।

हर टर्म के अंत में देखें कि अभिभावकों ने सबसे ज़्यादा क्या पूछा, और उन जवाबों को बेहतर रिमाइंडर में बदलें। अगर बहुत अभिभावकों ने पूछा कि परीक्षा के दिन गाड़ी कहाँ खड़ी करें, तो अगले टर्म परीक्षा सूचना में यह जोड़ दें। हर छोटा सुधार यानी कम सवाल और फ़्रंट डेस्क व परिवारों के लिए शांत सुबहें। सुधरे हुए टेम्पलेट हर टीचर और स्टाफ़ सदस्य के साथ साझा करें, ताकि पूरा स्कूल एक साफ़ आवाज़ में बोले और अभिभावकों को हमेशा पता रहे कि ताज़ा जानकारी कहाँ देखनी है।

भरोसा बनाए रखें

सिर्फ़ उन्हीं परिवारों को संदेश भेजें जिन्होंने एनरोल किया या जानकारी माँगी, अभिभावकों के अनुकूल भेजने के घंटे रखें, और रुकने को कहने वाले हर व्यक्ति का सम्मान करें। कीवर्ड जवाब "fees" या "address" जैसे आम सवालों का जवाब अपने-आप दे सकते हैं।

चरण-दर-चरण

  1. अपनी एनरोलमेंट सूची Phone, Parent, Student, Class और Time कॉलम के साथ Excel में एक्सपोर्ट करें।
  2. Wassender में स्प्रेडशीट से नया कैंपेन शुरू करें और Phone कॉलम चुनें।
  3. [parent], [student], [class] और [time] के साथ संदेश लिखें, और ज़रूरत हो तो फ़ाइल अटैच करें।
  4. कई परिवारों का प्रीव्यू देखें और खाली सेल के लिए फ़ॉलबैक जोड़ें।
  5. अभी इंसानी गति से भेजें, या एक शाम पहले के लिए शेड्यूल करें (Unlimited)।
  6. जवाब दें और आम सवालों के लिए कीवर्ड जवाब सेट करें।

प्लान: स्प्रेडशीट कैंपेन, वेरिएबल और अटैचमेंट 1 घंटे के मुफ़्त Unlimited ट्रायल में काम करते हैं; शेड्यूलिंग और जवाब ट्रैकिंग के लिए Unlimited चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

स्कूल सभी अभिभावकों को WhatsApp संदेश कैसे भेज सकता है?

Excel से अभिभावकों की सूची WhatsApp Web सेंडर में इंपोर्ट करें और हर अभिभावक को उसके बच्चे की जानकारी के साथ निजी संदेश भेजें।

क्या अभिभावक एक-दूसरे के नंबर देख सकते हैं?

नहीं। ग्रुप के उलट, हर अभिभावक को अलग निजी संदेश मिलता है।

क्या मैं हर छात्र को उसका अपना सर्टिफ़िकेट भेज सकता हूँ?

हाँ, Personal images से: हर छात्र की इमेज स्प्रेडशीट के एक कॉलम में लिखें।

क्या अभिभावकों को स्कूल का नंबर सेव करना होगा?

WhatsApp Web सेंडर के लिए नहीं। इसके उलट, ब्रॉडकास्ट लिस्ट सिर्फ़ उन्हीं तक पहुँचती हैं जिन्होंने आपका नंबर सेव किया है।

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