Excel से बल्क WhatsApp संदेश क्यों भेजें

ज़्यादातर छोटे व्यवसाय ऑर्डर, बुकिंग या सदस्य Excel या Google Sheets में रखते हैं। उसी Excel फ़ाइल से बल्क WhatsApp संदेश भेजने से नंबर कॉपी करने के घंटों बचते हैं, और हर पंक्ति अपनी जानकारी साथ ले जाती है: नाम, ऑर्डर नंबर, तारीख या रकम।

WhatsApp में ख़ुद कोई इंपोर्ट बटन नहीं है। फ़ोन पर आप सिर्फ़ ब्रॉडकास्ट लिस्ट इस्तेमाल कर सकते हैं, जिनके लिए पहले संपर्क सेव करने पड़ते हैं और जो कुछ सौ लोगों पर रुक जाती हैं। स्प्रेडशीट पढ़कर आपके लिए हर चैट खोलने वाला टूल यह कमी पूरी करता है।

स्प्रेडशीट तैयार करें

पहली पंक्ति में कॉलम के नाम रखें, जैसे phone, name और order। हर पंक्ति में एक ग्राहक और हर सेल में एक फ़ोन नंबर रखें। फ़ोन कॉलम को टेक्स्ट के रूप में फ़ॉर्मैट करें ताकि Excel शुरू का शून्य न हटाए या लंबे नंबरों को साइंटिफ़िक नोटेशन में न बदले।

हो सके तो नंबर अंतरराष्ट्रीय फ़ॉर्मैट में लिखें (पहले कंट्री कोड, प्लस चिह्न या स्पेस की ज़रूरत नहीं)। अगर आपकी सूची में शून्य से शुरू होने वाले लोकल नंबर भी हैं, तो इंपोर्ट करते समय डिफ़ॉल्ट कंट्री कोड सेट कर सकते हैं।

जिन लोगों ने आपसे सुनना नहीं चाहा, उन्हें हटा दें। आपके संदेश की उम्मीद करने वाले ग्राहकों की छोटी सूची अजनबियों की लंबी सूची से ज़्यादा कीमती है।

Excel, CSV या Google Sheets

Wassender .xlsx, .xls और .csv फ़ाइलें, सार्वजनिक Google Sheets लिंक, या पेस्ट किए नंबर पढ़ता है। दुकान के सिस्टम और बुकिंग टूल से निकले CSV एक्सपोर्ट Excel फ़ाइल की तरह ही काम करते हैं।

फ़ाइल आपके ब्राउज़र के अंदर प्रोसेस होती है और अपलोड नहीं होती। कुछ भी भेजे जाने से पहले Wassender एक प्रीव्यू दिखाता है जो डुप्लिकेट, खाली सेल और गलत नंबरों को चिह्नित करता है।

हर पंक्ति पर फ़िट होने वाला एक संदेश लिखें

हर कॉलम एक वेरिएबल बन जाता है जिसे आप टेक्स्ट में डाल सकते हैं, जैसे [name] या [order]। खाली सेल के लिए [name|दोस्त] से फ़ॉलबैक जोड़ें, ताकि किसी को खाली जगह से शुरू होने वाला संदेश न मिले।

असली पंक्तियों पर संदेश का प्रीव्यू देखें। अगर प्रीव्यू में किसी ग्राहक का नाम या ऑर्डर गलत दिखे, तो टेम्पलेट के बजाय स्प्रेडशीट का सेल ठीक करें।

इंसानी गति से भेजें

संदेश आपके अपने WhatsApp अकाउंट से एक-एक करके जाते हैं, रैंडम देरी, बैच के बीच आराम, दैनिक सीमा और वैकल्पिक भेजने के घंटों के साथ। नए नंबर या नई सूची के लिए Careful चुनें।

कोई भी सेटिंग गारंटी नहीं दे सकती कि WhatsApp अकाउंट प्रतिबंधित नहीं करेगा। आपको सबसे ज़्यादा उन लोगों को संदेश भेजना बचाता है जो आपको जानते हैं और संदेश की उम्मीद करते हैं, और stop कहना आसान बनाना।

काम करने वाला शीट लेआउट

एक आसान लेआउट ज़्यादातर दुकानों के लिए काफ़ी है: कॉलम A phone, कॉलम B name, कॉलम C order, कॉलम D pickup_date, कॉलम E branch। पंक्ति 1 में ये हेडर बिना चिह्नों के सादे शब्दों में हों, क्योंकि हर हेडर वह वेरिएबल बनता है जिसे आप संदेश में लिखते हैं, जैसे [pickup_date]। मर्ज किए सेल, खाली हेडर सेल और एक सेल में स्लैश से अलग किए कई नंबरों से बचें; उन्हें अलग पंक्तियों में बाँट दें।

अगर आप दुकान के सिस्टम से एक्सपोर्ट करते हैं, तो इंपोर्ट से पहले वे कॉलम हटा दें जिनका इस्तेमाल नहीं करेंगे। कम कॉलम से वेरिएबल सूची पढ़ना आसान होता है, और गलत वेरिएबल डालने की संभावना कम रहती है। मूल एक्सपोर्ट की एक कॉपी रखें ताकि आप हमेशा वापस जा सकें।

उस शीट के लिए उदाहरण संदेश: "नमस्ते [name], Rose Bakery से। आपका ऑर्डर [order] [pickup_date] से हमारी [branch] ब्रांच पर तैयार है। अगर आपको दूसरा समय चाहिए तो यहाँ जवाब दें।" हर ग्राहक को उसके अपने ऑर्डर नंबर, ब्रांच और तारीख वाला संदेश मिलता है, और जवाब सीधे उनके साथ आपकी सामान्य WhatsApp चैट में आता है।

आम गलतियाँ और उन्हें कैसे ठीक करें

नंबर 9.66E+11 बन जाते हैं: Excel ने कॉलम को साइंटिफ़िक नोटेशन में बदल दिया। कॉलम चुनें, उसका फ़ॉर्मैट Text करें, और स्रोत से नंबर फिर से पेस्ट करें। नंबर से पहले अपॉस्ट्रॉफ़ी टाइप करने से भी वह टेक्स्ट रहता है।

लोकल नंबर विफल होते हैं: सूची में 0501234567 और 966501234567 दोनों हैं। इंपोर्ट पर डिफ़ॉल्ट कंट्री कोड चुनें ताकि शून्य से शुरू होने वाले लोकल नंबर पूरे हो जाएँ, और प्रीव्यू में कुछ पंक्तियाँ देखकर पक्का करें कि वे सही दिखती हैं।

एक ही ग्राहक को दो संदेश मिलते हैं: शीट में दो ऑर्डर की डुप्लिकेट पंक्तियाँ हैं। Wassender प्रीव्यू में डुप्लिकेट चिह्नित करके उन्हें बाहर कर देता है, लेकिन बेहतर है कि पहले ऑर्डर एक पंक्ति में मिला दें ताकि संदेश में एक साथ सब कुछ आए।

संदेश "नमस्ते ," पढ़ा जाता है: नाम वाला सेल खाली है। [name|जी] जैसा फ़ॉलबैक जोड़ें, या शुरू करने से पहले छूटे नाम भर दें। असली भेजाई से पहले शीट में अपने दो-तीन नंबर डालकर पूरा तरीका परखें, ताकि आप ठीक वही देखें जो ग्राहक देखेगा।

कितना समय लगता है और कब भेजें

स्टार्ट दबाने से पहले समय की योजना बनाएँ। Careful या Balanced गति में, हर संदेश अगले से पहले कुछ रैंडम सेकंड इंतज़ार करता है, और हर बैच के बाद लंबा आराम होता है। मोटे अंदाज़ से, Balanced हर प्राप्तकर्ता पर 30 से 60 सेकंड इंतज़ार करता है और हर 30 के बाद 5 मिनट आराम करता है, इसलिए 100 ग्राहकों में लगभग डेढ़ घंटा और 250 ग्राहकों में लगभग चार घंटे लगते हैं। Wassender पुष्टि स्क्रीन पर प्राप्तकर्ताओं की गिनती और एक नमूना संदेश के पास अनुमानित समय दिखाता है।

तब भेजें जब ग्राहक संदेश पर कुछ कर सकें। ऑर्डर-तैयार और पिकअप संदेश सुबह सबसे अच्छे काम करते हैं, ताकि लोग अपना दिन प्लान कर सकें। ऑफ़र देर दोपहर में अच्छे चलते हैं। अपने बाज़ार में बहुत सुबह, देर रात और नमाज़/पूजा या खाने के समय से बचें। भेजने के घंटे सेट करें, जैसे 09:00 से 20:00, ताकि लंबा कैंपेन आधी रात को लोगों को संदेश भेजने के बजाय समय-सीमा ख़त्म होने पर रुक जाए।

बड़ी सूचियों के लिए दैनिक सीमा जोड़ें और कैंपेन को अगले दिनों में जारी रहने दें। अपने सबसे हाल के ग्राहकों से शुरू करें, जो आपको पहचानने की सबसे ज़्यादा संभावना रखते हैं, और पुरानी पंक्तियों को बाद में भेजें। कैंपेन चलते समय Chrome में WhatsApp Web खुला रखें; आप दूसरे टैब में काम कर सकते हैं, लेकिन ब्राउज़र बंद करने या कंप्यूटर को स्लीप होने देने पर लौटने तक भेजना रुक जाता है।

नतीजे जाँचें

भेजाई के बाद रिपोर्ट हर प्राप्तकर्ता के लिए डिलीवर, विफल, छोड़े गए और जवाब दिए गए दिखाती है, और आप इसे Excel में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। छोड़ी गई पंक्तियों का मतलब आमतौर पर गलत नंबर या आपकी ऑप्ट-आउट सूची का कोई व्यक्ति होता है।

चरण-दर-चरण

  1. Chrome Web Store से Wassender इंस्टॉल करें और डेस्कटॉप Chrome में WhatsApp Web खोलें।
  2. नया कैंपेन शुरू करें और Spreadsheet चुनें, फिर अपनी .xlsx, .xls या .csv फ़ाइल अपलोड करें।
  3. फ़ोन कॉलम चुनें और लोकल नंबरों के लिए कंट्री कोड सेट करें।
  4. संदेश लिखें और [name] व [order] जैसे वेरिएबल डालें।
  5. प्रीव्यू में डुप्लिकेट और गलत नंबर देखें, फिर Careful जैसी गति चुनें।
  6. प्राप्तकर्ताओं की गिनती पक्की करें और शुरू करें; लाइव लॉग देखें या कभी भी रोकें।

प्लान: हर नए अकाउंट को पहले कैंपेन से 1 घंटे का मुफ़्त Unlimited मिलता है, कार्ड की ज़रूरत नहीं (इस्तेमाल न हुआ ट्रायल साइनअप के 3 दिन बाद ख़त्म हो जाता है)। उसके बाद भेजने के लिए पेड प्लान चाहिए: US$9.99 प्रति महीना, US$79 प्रति साल या लाइफ़टाइम के लिए एक बार US$99। जब तक आप चेकआउट पर मासिक के लिए ऑटो-रिन्यू चालू न करें, कुछ भी रिन्यू नहीं होता, और उसे आप कभी भी कैंसिल कर सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या नंबर मेरे फ़ोन में सेव होने चाहिए?

नहीं। आप फ़ाइल में फ़ोन कॉलम चुनते हैं और Wassender हर चैट नंबर से खोलता है, इसलिए संपर्क सेव करने की ज़रूरत नहीं।

क्या मेरी स्प्रेडशीट कहीं अपलोड होती है?

नहीं। फ़ाइल आपके ब्राउज़र में पढ़ी और प्रोसेस होती है; Wassender उसे अपलोड नहीं करता।

Excel ने मेरे फ़ोन नंबर क्यों बदल दिए?

Excel लंबे नंबरों को अंक मानता है और शुरू के शून्य हटा सकता है। नंबर टाइप या पेस्ट करने से पहले फ़ोन कॉलम को टेक्स्ट के रूप में फ़ॉर्मैट करें।

एक फ़ाइल से कितने संदेश भेज सकता हूँ?

फ़ाइल की कोई तय सीमा नहीं है, लेकिन आकार से ज़्यादा सुरक्षित गति मायने रखती है। दैनिक सीमा इस्तेमाल करें और बड़ी सूचियों को कई दिनों में बाँटें।

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