آن لائن اور COD آرڈرز کے لیے WhatsApp آرڈر کنفرمیشن میسجز

WhatsApp آرڈر کنفرمیشن میسج میں کیا ہونا چاہیے

اچھے WhatsApp آرڈر کنفرمیشن میسج میں کسٹمر کا نام، آرڈر نمبر، کیا آرڈر کیا، ڈیلیوری پر ادا کرنے والی کل رقم اور ڈیلیوری کا پتہ یا علاقہ ہوتا ہے۔ پھر ایک واضح سوال: کنفرم کریں یا تبدیل کریں۔

مثال: "السلام علیکم [name|جناب]، ہمیں آپ کا آرڈر [order] مل گیا ہے: [product]، [city] میں ڈیلیوری پر ادا کرنے والی کل رقم [total]۔ کنفرم کرنے کے لیے 1 یا کچھ تبدیل کرنے کے لیے 2 لکھیں۔"

کیش آن ڈیلیوری آرڈرز کنفرم کیوں کریں

COD خریدار کبھی جوش میں آرڈر کر دیتے ہیں، نمبر غلط لکھ دیتے ہیں یا دو بار آرڈر کر دیتے ہیں۔ کنفرمیشن انہیں کوریئر نکلنے سے پہلے انکار کا موقع دیتی ہے، اور ہاں کہنے پر رائیڈر کے لیے درست فون نمبر مل جاتا ہے۔

اس سے آپ کے پاس ریکارڈ بھی رہتا ہے۔ جن کسٹمرز نے لکھ کر کنفرم کیا، ڈیلیوری رہ جانے پر ان سے فالو اپ کرنا آسان ہوتا ہے۔

آرڈر ایکسپورٹ سے کنفرمیشن بھیجیں

اپنے اسٹور سے نئے آرڈرز Phone، Name، Order، Product، Total اور City کالمز کے ساتھ Excel یا CSV میں ایکسپورٹ کریں۔ Wassender میں فائل امپورٹ کریں، فون کالم منتخب کریں اور انہی کالمز کے ناموں کو ویری ایبل بنا کر میسج ایک بار لکھیں۔

چند کسٹمرز چیک کرنے کے لیے پریویو دیکھیں، جن میں ایک خالی سیل والا بھی ہو۔ Wassender ڈپلیکیٹ نمبرز اور آپ کی آپٹ آؤٹ لسٹ والے نمبرز چھوڑ دیتا ہے، اور فائل آپ کے براؤزر میں ہی رہتی ہے۔

اگر آپ کا اسٹور یا آٹومیشن ٹول API کال کر سکتا ہے تو Wassender کے Integrations اسے ایک کی دیتے ہیں تاکہ آرڈر آتے ہی وہ آپ کے اپنے WhatsApp سے کنفرمیشن بھیج سکے، جب تک WhatsApp Web کھلا ہو۔ کیا کچھ سپورٹ ہوتا ہے، یہ Integrations گائیڈ میں دیکھیں۔

جوابات سنبھالیں

جوابات عام WhatsApp ریپلائز کی طرح آتے ہیں۔ Autopilot کے کی ورڈ رولز 1 یا confirm پر فوراً شکریے کے ساتھ جواب دے سکتے ہیں، جبکہ تبدیلیاں آپ خود سنبھالتے ہیں۔ ریپلائی ٹریکنگ دکھاتی ہے کہ کن کسٹمرز نے جواب نہیں دیا، تاکہ بھیجنے سے پہلے آپ انہیں کال کریں یا ایک فالو اپ بھیج دیں۔

کنفرمیشنز کو اپنی آرڈر لسٹ سے ملانے کے لیے کیمپین رپورٹ Excel میں ایکسپورٹ کریں۔

مختلف مرحلوں کے لیے کنفرمیشن کے الفاظ

نیا COD آرڈر: "السلام علیکم [name|جناب]، آرڈر [order] کا شکریہ! آپ نے [product] آرڈر کیا ہے، کل [total]، [city] میں ڈیلیوری پر کیش ادائیگی۔ کنفرم کرنے کے لیے 1 یا کچھ تبدیل کرنے کے لیے 2 لکھیں۔ غیر کنفرم آرڈرز 24 گھنٹے تک روکے جاتے ہیں۔"

روانہ: "السلام علیکم [name|جناب]، آرڈر [order] راستے میں ہے اور [days|2-3] دن میں پہنچ جانا چاہیے۔ براہِ کرم کوریئر کے لیے [total] تیار رکھیں۔" ڈیلیوری کے لیے نکلا: "السلام علیکم [name|جناب]، آپ کا آرڈر [order] آج ڈیلیوری کے لیے نکل چکا ہے۔ کوریئر پہنچنے سے پہلے اسی نمبر پر کال کرے گا۔"

ہر میسج آرڈر نمبر دہراتا ہے تاکہ کسٹمر ملا سکے، اور کل رقم بھی تاکہ دروازے پر کوئی حیرانی نہ ہو۔ خریداری کے بعد کسٹمرز ایسے ہی مختصر، حقائق پر مبنی میسجز کی توقع رکھتے ہیں۔

COD اسٹور کے لیے روزانہ کنفرمیشن کا معمول

دن میں دو بار، مثلاً صبح 11 بجے اور شام 5 بجے، پچھلی بار کے بعد آنے والے آرڈرز ایکسپورٹ کریں۔ فائل Wassender میں امپورٹ کریں، اپنا محفوظ کیا ہوا کنفرمیشن ٹیمپلیٹ استعمال کریں، چند قطاروں کا پریویو دیکھیں اور بھیج دیں۔

کسٹمرز کو کنفرم کرنے کے لیے واضح وقت دیں، جیسے 24 گھنٹے۔ اس کے بعد کیمپین کی ریپلائی ٹریکنگ دیکھیں: کنفرم آرڈرز پیکنگ میں جاتے ہیں، تبدیلی کی درخواستوں کو ذاتی جواب ملتا ہے، اور خاموش کسٹمرز کو بھیجنے کا فیصلہ کرنے سے پہلے ایک فالو اپ یا کال۔

اپنی آرڈر شیٹ میں کنفرمیشن کے نتیجے کے لیے ایک کالم رکھیں۔ کیمپین رپورٹ Excel میں ایکسپورٹ کرنے سے ہر وصول کنندہ کا اسٹیٹس اور وقت مل جاتا ہے، جس سے اسے اپڈیٹ کرنا جلدی ہو جاتا ہے۔

آرڈر کنفرمیشن میں عام غلطیاں

غلط کل رقم۔ اگر آپ کے ایکسپورٹ کی کل رقم میں شپنگ شامل نہیں تو کسٹمر کو دروازے پر مختلف رقم نظر آئے گی۔ یقینی بنائیں کہ Total کالم میں وہی رقم ہو جو وہ اصل میں ادا کریں گے۔

کنٹری کوڈ کے بغیر فون نمبرز۔ کسٹمرز کئی طریقوں سے نمبر لکھتے ہیں۔ صفر سے شروع ہونے والے لوکل نمبرز کے لیے Wassender میں اپنا کنٹری کوڈ سیٹ کریں، اور بھیجنے سے پہلے چیک کریں کہ وصول کنندگان کی تعداد آرڈرز کی تعداد سے ملتی ہے؛ غلط نمبرز چھوڑ دیے جاتے ہیں اور گنے جاتے ہیں۔

ہر کنفرمیشن میں آفرز شامل کرنا۔ کبھی کبھار ایک مختصر متعلقہ تجویز ٹھیک ہے، لیکن اشتہار جیسی لگنے والی کنفرمیشن کو نظرانداز کرنا آسان ہے، اور کنفرمیشن ہی وہ میسج ہے جس کا جواب آپ کو چاہیے۔

غیر کنفرم آرڈرز کا کیا کریں

اپنا اصول پہلے سے طے کریں اور ہر دن اسے ایک ہی طرح لاگو کریں۔ ایک آسان اصول: 24 گھنٹے میں کنفرم ہونے والے آرڈرز بھیجے جاتے ہیں؛ جن آرڈرز کا جواب نہیں آیا انہیں ایک فالو اپ میسج جاتا ہے؛ اس کے بعد بھی خاموش رہنے والے آرڈرز پر فون کیا جاتا ہے یا انہیں منسوخ کر دیا جاتا ہے۔ اصول لکھ لینے سے پوری ٹیم ایک جیسا کام کرتی ہے۔

فالو اپ مختصر اور غیر جانبدار ہونا چاہیے: "السلام علیکم [name|جناب]، ہم نے آپ کے لیے آرڈر [order] روک رکھا ہے۔ کنفرم کرنے کے لیے 1 لکھیں اور ہم آج ہی بھیج دیں گے۔" کنفرمیشن کیمپین پر Follow up استعمال کریں تاکہ یہ صرف ان کسٹمرز کو جائے جن کا کوئی جواب ریکارڈ نہیں ہوا۔

چند ہفتے نتائج ٹریک کریں۔ موازنہ کریں کہ کتنے کنفرم آرڈرز دروازے پر واپس کیے گئے اور کتنے غیر کنفرم۔ یہ نمبر بتاتا ہے کہ کنفرمیشن آپ کے پیسے بچا رہی ہے یا نہیں اور آپ کا اصول کتنا سخت ہونا چاہیے۔

اصول کسٹمرز کو بھی بتائیں۔ کنفرمیشن میں "غیر کنفرم آرڈرز 24 گھنٹے تک روکے جاتے ہیں" جیسی لائن مناسب اور واضح ہے، اور لوگوں کو بعد کے بجائے ابھی جواب دینے کی وجہ دیتی ہے۔ جن کسٹمرز کو واقعی پروڈکٹ چاہیے وہ یہ جانتے ہی جلدی کنفرم کر دیتے ہیں کہ آرڈر ان کے انتظار میں ہے، اور جو نہیں کرتے، وہی آرڈرز ہیں جو آپ آنکھیں بند کر کے نہیں بھیجنا چاہتے تھے۔

اسے لین دین تک محدود رکھیں

کسٹمرز آرڈر میسجز اس لیے قبول کرتے ہیں کیونکہ انہوں نے آرڈر دیا ہے۔ کنفرمیشن کو آرڈر تک ہی رکھیں؛ آفرز ان لوگوں کے لیے رکھیں جنہوں نے انہیں سننے کی اجازت دی ہے، اور رکنے کی درخواست کا احترام کریں۔

مرحلہ وار

1. نئے آرڈرز Phone، Name، Order، Product، Total اور City کے ساتھ Excel یا CSV میں ایکسپورٹ کریں۔
2. Wassender میں نئی کیمپین شروع کریں، Spreadsheet منتخب کریں اور Phone کالم چنیں۔
3. [name]، [order]، [product]، [total] اور [city] کے ساتھ کنفرمیشن لکھیں۔
4. کئی کسٹمرز کا پریویو دیکھیں اور خالی سیلز کے لیے فال بیک شامل کریں۔
5. انسانی رفتار سے بھیجیں، پھر شپنگ سے پہلے جوابات دیکھیں۔
6. جواب نہ دینے والے کسٹمرز کا فالو اپ کریں، اور رپورٹ ایکسپورٹ کریں۔

پلان: اسپریڈشیٹ کیمپینز اور کی ورڈ ریپلائز 1 گھنٹے کے مفت Unlimited ٹرائل میں کام کرتے ہیں؛ اس کے بعد بھیجنے کے لیے پیڈ پلان چاہیے، اور ریپلائی ٹریکنگ Unlimited کا حصہ ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

مزید پڑھیں

• CSV سے میسجز بھیجیں →
• Integrations گائیڈ →
• ہر کسٹمر کا آرڈر یاد رکھیں →