اسکولوں، اکیڈمیوں اور ٹریننگ کورسز کے لیے WhatsApp میسجز

اسکول اور کورسز WhatsApp پر کیا بھیجتے ہیں

اسکولوں اور کورسز کے لیے سب سے کارآمد WhatsApp میسجز عملی ہوتے ہیں: کلاس اور امتحان کے ریمائنڈر، ٹائم ٹیبل میں تبدیلی، فیس کی آخری تاریخ، نتائج، تقریبات کے دعوت نامے اور اگلے ٹرم کا داخلہ۔

ان میں سے ہر ایک ہر خاندان کے لیے مختلف ہوتا ہے: الگ بچہ، کلاس، وقت یا رقم۔ اسی لیے بڑے گروپ میں بھیجا گیا ایک میسج اکثر جتنے جواب دیتا ہے اس سے زیادہ سوال کھڑے کر دیتا ہے۔

شور والے گروپ کے بجائے ذاتی میسجز

گروپ ہر والدین کا نمبر سب کے سامنے لے آتے ہیں اور اہم اطلاعات جوابات کے نیچے دب جاتی ہیں۔ ہر والدین کو ذاتی میسج بھیجنے سے نمبر پرائیویٹ رہتے ہیں اور وہ براہِ راست آپ کو جواب دے سکتے ہیں۔

WhatsApp براڈکاسٹ لسٹ بھی الگ الگ بھیجتی ہے، لیکن صرف انہی تک پہنچتی ہے جنہوں نے آپ کا نمبر محفوظ کیا ہو۔ WhatsApp Web سینڈر نمبروں کی اسپریڈشیٹ سے کام کرتا ہے، اس لیے ان والدین تک بھی پہنچتا ہے جنہوں نے آپ کا نمبر محفوظ نہیں کیا، بشرطیکہ وہ میسج کی توقع رکھتے ہوں۔

ایک بار لکھیں، ہر طالب علم کی معلومات خود بھر جائیں

اپنی داخلہ شیٹ Phone، Parent، Student، Class، Time اور Fee کالمز کے ساتھ رکھیں۔ ایک میسج سب کے لیے کافی ہے: "محترم [parent|والدین]، اگلے ہفتے سے [student] کی [class] کلاس [time] بجے ہوگی۔ کوئی سوال ہو تو جواب دیں۔"

شرطیں فرق کو سنبھالتی ہیں: [if fee_status=paid?اس ٹرم کی فیس کا شکریہ۔|یاد دہانی ہے کہ اس ٹرم کی فیس واجب الادا ہے۔] جہاں ممکن ہو ویری ایبلز کو شرط کے متن سے باہر رکھیں، جیسا کہ ویری ایبلز گائیڈ تجویز کرتی ہے، اور چند قطاروں کا پریویو دیکھ لیں۔

عربی کالم ہیڈرز بھی کام کرتے ہیں، اور انٹرفیس عربی اور انگریزی میں دستیاب ہے۔

صحیح وقت پر یاد دلائیں

کلاس ریمائنڈر ایک شام پہلے اور فیس ریمائنڈر چند دن پہلے بھیجیں۔ Unlimited کے ساتھ آپ کیمپین کو مقررہ وقت پر شروع ہونے کے لیے شیڈول کر سکتے ہیں، جب تک اسکول کے کمپیوٹر پر WhatsApp Web کھلا ہو۔

میسج کے ساتھ ٹائم ٹیبل، نتائج کی PDF یا تقریب کا پوسٹر اٹیچ کریں۔ اگر قطار میں درج ہو تو Personal images ہر طالب علم کو اس کا اپنا سرٹیفکیٹ یا رسید بھیج سکتا ہے۔

اسکولوں اور اکیڈمیوں کے لیے میسج کی مثالیں

کلاس ریمائنڈر: "محترم [parent|والدین]، یاد دہانی ہے کہ [student] کی [class] کلاس کل [time] بجے ہے۔ براہِ کرم یقینی بنائیں کہ وہ اپنی ورک بک ساتھ لائیں۔" ٹائم ٹیبل میں تبدیلی: "محترم [parent|والدین]، اگلے ہفتے سے [student] کی [class] کلاس [day] کو [time] بجے ہوگی۔ اگر اس میں مشکل ہو تو جواب دیں، ہم دوسرا گروپ تلاش کر لیں گے۔"

امتحان کی اطلاع: "محترم [parent|والدین]، [student] کا [subject] کا امتحان [exam_date] کو ہے۔ ریویژن مواد اٹیچ ہے۔" نتائج: "محترم [parent|والدین]، اس مہینے کے [subject] ٹیسٹ میں [student] کے [score] نمبر آئے۔ استاد کا تبصرہ: [note|اسی طرح محنت جاری رکھیں]۔"

اگلے ٹرم کا داخلہ: "السلام علیکم [parent|جناب]، [term|اگلے] ٹرم کی رجسٹریشن شروع ہو گئی ہے۔ [student] کا موجودہ گروپ [day] کو [time] بجے جاری رہے گا۔ جگہ پکی کرنے کے لیے 1 لکھیں۔" ہر میسج ایک بچے اور ایک کام کے بارے میں ہے، جس سے جوابات آسان رہتے ہیں۔

ایک چھوٹی اکیڈمی کا ہفتہ وار معمول

ہر کلاس والے دن سے پہلی شام، داخلہ شیٹ کو کل کے گروپس تک فلٹر کریں اور ایک ریمائنڈر کیمپین بھیجیں۔ ٹیمپلیٹ محفوظ ہو جانے کے بعد اس میں چند منٹ لگتے ہیں، اور "کلاس کتنے بجے ہے؟" والے میسجز واضح طور پر کم ہو جاتے ہیں۔

مہینے میں ایک بار آخری تاریخ سے چند دن پہلے فیس کی اطلاع بھیجیں، شرط استعمال کر کے فیس ادا کر چکے خاندانوں کا شکریہ ادا کریں اور باقیوں کو یاد دلائیں۔ ٹرم میں ایک بار نتائج یا پروگریس نوٹ بھیجیں، ضرورت ہو تو PDF کے ساتھ۔

ہر فائل میں ایک جیسے کالم نام رکھیں، جیسے Phone، Parent، Student، Class، Day اور Time، تاکہ آپ کے محفوظ کیے ٹیمپلیٹس ہمیشہ میچ کریں۔ فون نمبر والدین کا ہونا چاہیے، بین الاقوامی فارمیٹ میں یا Wassender میں اپنا کنٹری کوڈ سیٹ کر کے۔

WhatsApp پر اسکولوں کی عام غلطیاں

اعلانات کے لیے ایک بہت بڑا گروپ۔ اس سے ہر خاندان کا نمبر سامنے آ جاتا ہے اور گروپ جوابات سے بھر جاتا ہے۔ ذاتی میسجز نمبر پرائیویٹ رکھتے ہیں اور والدین کو براہِ راست آپ کو جواب دینے دیتے ہیں۔

نابالغ طلبہ کو براہِ راست میسج بھیجنا، جبکہ صحیح رابطہ والدین ہیں۔ اسکول سے رابطے کے لیے خاندان کا دیا ہوا نمبر استعمال کریں، اور اپنے اسکول کی پالیسیوں پر عمل کریں۔

رات کو یا اسکول کے اوقات میں بھیجنا، جب والدین مصروف ہوتے ہیں۔ ریمائنڈر کے لیے عام طور پر شام کا ابتدائی وقت بہترین ہے۔ بھیجنے کے اوقات استعمال کریں تاکہ لمبی فہرست کبھی رات تک نہ کھنچے۔

چیٹس میں ڈوبے بغیر والدین کو جواب دیں

ہر ریمائنڈر کیمپین کچھ جوابات لاتی ہے: ہوم ورک کا سوال، گروپ بدلنے کی درخواست، بچے کے بیمار ہونے کی اطلاع۔ متوقع سوالات، جیسے فیس، پتہ اور ٹائم ٹیبل، کے لیے کی ورڈ جوابات سیٹ کریں تاکہ والدین کو فوراً جواب مل جائے۔

باقی کے لیے، Inbox پچھلے 14 دنوں کے کیمپین جوابات Unanswered، Interested اور Won ٹیبز میں جمع کرتا ہے، تاکہ کچھ رہ نہ جائے۔ ہر چیٹ پر Group A یا Paid term 2 جیسے نوٹس اور ٹیگز جواب دینے والے کے لیے معلومات گفتگو کے ساتھ رکھتے ہیں۔

اگر عملے کے کئی لوگ والدین کو جواب دیتے ہیں تو طے کریں کہ کون کن سوالات کو سنبھالے گا اور سب وہی محفوظ ٹیمپلیٹس استعمال کریں، تاکہ ہر خاندان کو ایک جیسی معلومات ملیں۔ یکساں جوابات ہی والدین کا اسکول کے میسجز پر اعتماد بناتے ہیں اور وہ اگلا میسج بھی پڑھتے ہیں۔

ہر ٹرم کے آخر میں دیکھیں کہ والدین نے سب سے زیادہ کیا پوچھا، اور ان جوابات کو بہتر ریمائنڈرز میں بدلیں۔ اگر بہت سے والدین نے پوچھا کہ امتحان کے دن گاڑی کہاں کھڑی کریں، تو اگلے ٹرم امتحان کی اطلاع میں یہ شامل کر دیں۔ ہر چھوٹی بہتری کا مطلب ہے کم سوالات اور فرنٹ ڈیسک اور خاندانوں کے لیے پُرسکون صبحیں۔ بہتر کیے گئے ٹیمپلیٹس ہر استاد اور عملے کے ہر رکن کے ساتھ شیئر کریں، تاکہ پورا اسکول ایک واضح آواز میں بات کرے اور والدین کو ہمیشہ معلوم ہو کہ تازہ ترین معلومات کہاں دیکھنی ہیں۔

اعتماد قائم رکھیں

صرف انہی خاندانوں کو میسج بھیجیں جنہوں نے داخلہ لیا یا معلومات مانگیں، والدین کے لیے مناسب اوقات رکھیں، اور رکنے کا کہنے والے ہر شخص کا احترام کریں۔ کی ورڈ جوابات "fees" یا "address" جیسے عام سوالات کا جواب خودبخود دے سکتے ہیں۔

مرحلہ وار

1. اپنی داخلہ فہرست Phone، Parent، Student، Class اور Time کالمز کے ساتھ Excel میں ایکسپورٹ کریں۔
2. Wassender میں اسپریڈشیٹ سے نئی کیمپین شروع کریں اور Phone کالم منتخب کریں۔
3. [parent]، [student]، [class] اور [time] کے ساتھ میسج لکھیں، اور ضرورت ہو تو فائل اٹیچ کریں۔
4. کئی خاندانوں کا پریویو دیکھیں اور خالی سیلز کے لیے فال بیک شامل کریں۔
5. ابھی انسانی رفتار سے بھیجیں، یا ایک شام پہلے کے لیے شیڈول کریں (Unlimited)۔
6. جوابات دیں اور عام سوالات کے لیے کی ورڈ جوابات سیٹ کریں۔

پلان: اسپریڈشیٹ کیمپینز، ویری ایبلز اور اٹیچمنٹس 1 گھنٹے کے مفت Unlimited ٹرائل میں کام کرتے ہیں؛ شیڈولنگ اور جوابات کی ٹریکنگ کے لیے Unlimited درکار ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

مزید پڑھیں

• Excel سے ریمائنڈرز →
• ہر رابطے کے لیے اپنی امیج →
• براڈکاسٹ لسٹ بمقابلہ بلک سینڈر →