Excel سے بلک WhatsApp میسجز کیوں بھیجیں

زیادہ تر چھوٹے کاروبار آرڈرز، بکنگز یا ممبرز Excel یا Google Sheets میں رکھتے ہیں۔ اسی Excel فائل سے بلک WhatsApp میسجز بھیجنے سے نمبر کاپی کرنے کے گھنٹے بچتے ہیں اور ہر قطار اپنی تفصیل ساتھ لے جاتی ہے: نام، آرڈر نمبر، تاریخ یا رقم۔

WhatsApp میں خود کوئی امپورٹ بٹن نہیں ہے۔ فون پر آپ صرف براڈکاسٹ لسٹس استعمال کر سکتے ہیں، جن کے لیے پہلے کانٹیکٹس سیو کرنے پڑتے ہیں اور جو چند سو لوگوں پر رک جاتی ہیں۔ ایسا ٹول جو اسپریڈشیٹ پڑھ کر آپ کے لیے ہر چیٹ کھولے، یہی کمی پوری کرتا ہے۔

اسپریڈشیٹ تیار کریں

پہلی قطار میں کالموں کے نام لکھیں، مثلاً phone، name اور order۔ ہر قطار میں ایک کسٹمر اور ہر سیل میں ایک فون نمبر رکھیں۔ فون کالم کو Text فارمیٹ کریں تاکہ Excel شروع کا صفر نہ ہٹائے یا لمبے نمبرز کو سائنٹیفک نوٹیشن میں نہ بدلے۔

ہو سکے تو نمبر انٹرنیشنل فارمیٹ میں لکھیں (پہلے کنٹری کوڈ، پلس کا نشان یا اسپیس ضروری نہیں)۔ اگر آپ کی لسٹ میں صفر سے شروع ہونے والے لوکل نمبر بھی ہیں تو امپورٹ کرتے وقت ڈیفالٹ کنٹری کوڈ سیٹ کر سکتے ہیں۔

ان لوگوں کو نکال دیں جنہوں نے آپ سے میسج لینے کا نہیں کہا۔ ایسے کسٹمرز کی مختصر لسٹ جو آپ کے میسج کی توقع رکھتے ہیں، اجنبیوں کی لمبی لسٹ سے کہیں زیادہ قیمتی ہے۔

Excel، CSV یا Google Sheets

Wassender .xlsx، .xls اور .csv فائلیں، Google Sheets کا پبلک لنک، یا پیسٹ کیے گئے نمبرز پڑھتا ہے۔ شاپ سسٹمز اور بکنگ ٹولز کی CSV ایکسپورٹس بھی Excel فائل کی طرح ہی کام کرتی ہیں۔

فائل آپ کے براؤزر کے اندر ہی پروسیس ہوتی ہے اور کہیں اپ لوڈ نہیں ہوتی۔ کچھ بھی بھیجنے سے پہلے Wassender ایک پریویو دکھاتا ہے جس میں ڈپلیکیٹس، خالی سیلز اور غلط نمبرز نمایاں ہوتے ہیں۔

ایک میسج لکھیں جو ہر قطار پر فٹ ہو

ہر کالم ایک ویری ایبل بن جاتا ہے جسے آپ ٹیکسٹ میں ڈال سکتے ہیں، جیسے [name] یا [order]۔ خالی سیلز کے لیے [name|دوست] سے فال بیک لگائیں، تاکہ کسی کو ایسا میسج نہ ملے جو خالی جگہ سے شروع ہو۔

میسج کا پریویو اصل قطاروں کے ساتھ دیکھیں۔ اگر پریویو میں کسی کسٹمر کا نام یا آرڈر غلط لگے تو ٹیمپلیٹ کے بجائے اسپریڈشیٹ کا سیل ٹھیک کریں۔

انسانی رفتار سے بھیجیں

میسجز آپ کے اپنے WhatsApp اکاؤنٹ سے ایک ایک کر کے جاتے ہیں، رینڈم وقفوں، بیچز کے درمیان آرام، روزانہ کی حد اور اختیاری سینڈنگ اوقات کے ساتھ۔ نئے نمبر یا نئی لسٹ کے لیے Careful چنیں۔

کوئی سیٹنگ یہ گارنٹی نہیں دے سکتی کہ WhatsApp اکاؤنٹ پر پابندی نہیں لگائے گا۔ آپ کی سب سے بڑی حفاظت یہ ہے کہ ان لوگوں کو میسج کریں جو آپ کو جانتے ہیں اور میسج کی توقع رکھتے ہیں، اور stop کہنا آسان بنائیں۔

شیٹ کا ایسا لے آؤٹ جو کام کرے

ایک سادہ لے آؤٹ زیادہ تر دکانوں کے لیے کافی ہے: کالم A میں phone، کالم B میں name، کالم C میں order، کالم D میں pickup_date، کالم E میں branch۔ قطار 1 میں یہ ہیڈرز سادہ الفاظ میں بغیر علامتوں کے رکھیں، کیونکہ ہر ہیڈر وہ ویری ایبل بنتا ہے جو آپ میسج میں لکھتے ہیں، جیسے [pickup_date]۔ مرج کیے گئے سیلز، خالی ہیڈر سیلز اور ایک سیل میں سلیش سے الگ کیے کئی نمبرز سے بچیں؛ انہیں الگ قطاروں میں تقسیم کر دیں۔

اگر آپ کسی شاپ سسٹم سے ایکسپورٹ کرتے ہیں تو امپورٹ سے پہلے وہ کالم ڈیلیٹ کر دیں جو استعمال نہیں کریں گے۔ کم کالموں سے ویری ایبلز کی لسٹ پڑھنا آسان ہوتا ہے اور غلط ویری ایبل ڈالنے کا امکان کم ہوتا ہے۔ اصل ایکسپورٹ کی ایک کاپی رکھیں تاکہ ہمیشہ واپس جا سکیں۔

اس شیٹ کے لیے مثال میسج: "السلام علیکم [name]، Rose Bakery سے۔ آپ کا آرڈر [order] [pickup_date] سے ہماری [branch] برانچ پر تیار ہے۔ اگر آپ کو کوئی اور وقت چاہیے تو یہیں جواب دیں۔" ہر کسٹمر کو اس کے اپنے آرڈر نمبر، برانچ اور تاریخ والا میسج ملتا ہے، اور جواب سیدھا ان کے ساتھ آپ کی عام WhatsApp چیٹ میں آتا ہے۔

عام غلطیاں اور ان کا حل

نمبرز 9.66E+11 بن جاتے ہیں: Excel نے کالم کو سائنٹیفک نوٹیشن میں بدل دیا۔ کالم منتخب کریں، اس کا فارمیٹ Text کریں، اور اصل سورس سے نمبرز دوبارہ پیسٹ کریں۔ نمبر سے پہلے اپوسٹروفی لگانے سے بھی وہ ٹیکسٹ ہی رہتا ہے۔

لوکل نمبرز فیل ہوتے ہیں: لسٹ میں 0501234567 اور 966501234567 دونوں ہیں۔ امپورٹ پر ڈیفالٹ کنٹری کوڈ چنیں تاکہ صفر سے شروع ہونے والے لوکل نمبرز مکمل ہو جائیں، اور پریویو میں چند قطاریں دیکھ کر یقینی بنائیں کہ وہ ٹھیک ہیں۔

ایک ہی کسٹمر کو دو میسجز ملتے ہیں: شیٹ میں دو آرڈرز کی وجہ سے ڈپلیکیٹ قطاریں ہیں۔ Wassender پریویو میں ڈپلیکیٹس نمایاں کر کے انہیں نکال دیتا ہے، لیکن بہتر ہے کہ پہلے آرڈرز کو ایک قطار میں ملا دیں تاکہ میسج میں سب کچھ ایک ساتھ آ جائے۔

میسج "السلام علیکم ،" پڑھا جاتا ہے: نام کا سیل خالی ہے۔ [name|جی] جیسا فال بیک لگائیں، یا شروع کرنے سے پہلے غائب نام بھر دیں۔ اصل رن سے پہلے شیٹ میں اپنے دو تین نمبرز ڈال کر پورا عمل ٹیسٹ کریں، تاکہ آپ بالکل وہی دیکھیں جو کسٹمر دیکھے گا۔

کتنا وقت لگتا ہے اور کب بھیجیں

اسٹارٹ دبانے سے پہلے وقت کی منصوبہ بندی کریں۔ Careful یا Balanced رفتار میں ہر میسج اگلے سے پہلے رینڈم سیکنڈز انتظار کرتا ہے، اور ہر بیچ کے بعد لمبا وقفہ آتا ہے۔ اندازاً Balanced ہر وصول کنندہ پر 30 سے 60 سیکنڈ انتظار کرتا ہے اور ہر 30 کے بعد 5 منٹ آرام کرتا ہے، اس لیے 100 کسٹمرز میں تقریباً ڈیڑھ گھنٹہ اور 250 کسٹمرز میں تقریباً چار گھنٹے لگتے ہیں۔ Wassender کنفرمیشن اسکرین پر وصول کنندگان کی تعداد اور ایک نمونہ میسج کے ساتھ متوقع دورانیہ بھی دکھاتا ہے۔

تب بھیجیں جب کسٹمر میسج پر عمل کر سکیں۔ آرڈر تیار اور پک اپ کے میسجز صبح کے وقت بہترین کام کرتے ہیں، تاکہ لوگ اپنے دن کی منصوبہ بندی کر سکیں۔ آفرز سہ پہر کے آخر میں اچھی چلتی ہیں۔ بہت صبح، رات دیر گئے اور اپنے علاقے میں نماز یا کھانے کے اوقات سے بچیں۔ سینڈنگ اوقات سیٹ کریں، مثلاً 09:00 سے 20:00، تاکہ لمبی کیمپین آدھی رات کو لوگوں کو میسج کرنے کے بجائے وقت ختم ہونے پر رک جائے۔

بڑی لسٹس کے لیے روزانہ کی حد لگائیں اور کیمپین کو اگلے دنوں میں جاری رہنے دیں۔ اپنے حالیہ کسٹمرز سے شروع کریں، جو آپ کو پہچاننے کا زیادہ امکان رکھتے ہیں، اور پرانی قطاروں کو بعد میں بھیجیں۔ کیمپین چلنے کے دوران Chrome میں WhatsApp Web کھلا رکھیں؛ آپ دوسری ٹیبز میں کام کر سکتے ہیں، لیکن براؤزر بند کرنے یا کمپیوٹر سلیپ ہونے سے سینڈنگ تب تک رک جاتی ہے جب تک آپ واپس نہ آئیں۔

نتائج چیک کریں

رن کے بعد رپورٹ ہر وصول کنندہ کے لیے delivered، failed، skipped اور replied دکھاتی ہے، اور آپ اسے Excel میں ایکسپورٹ کر سکتے ہیں۔ Skipped قطاروں کا مطلب عموماً غلط نمبر یا آپ کی opt-out لسٹ میں موجود کوئی شخص ہوتا ہے۔

مرحلہ وار

  1. Chrome Web Store سے Wassender انسٹال کریں اور ڈیسک ٹاپ Chrome میں WhatsApp Web کھولیں۔
  2. نئی کیمپین شروع کریں اور Spreadsheet چنیں، پھر اپنی .xlsx، .xls یا .csv فائل اپ لوڈ کریں۔
  3. فون کالم منتخب کریں اور لوکل نمبرز کے لیے کنٹری کوڈ سیٹ کریں۔
  4. میسج لکھیں اور [name] اور [order] جیسے ویری ایبلز ڈالیں۔
  5. پریویو میں ڈپلیکیٹس اور غلط نمبرز چیک کریں، پھر Careful جیسی رفتار چنیں۔
  6. وصول کنندگان کی تعداد کنفرم کر کے شروع کریں؛ لائیو لاگ دیکھیں یا کسی بھی وقت روک دیں۔

پلان: ہر نئے اکاؤنٹ کو پہلی کیمپین سے 1 گھنٹے کا مفت Unlimited ملتا ہے، کارڈ کی ضرورت نہیں (استعمال نہ ہونے والا ٹرائل سائن اپ کے 3 دن بعد ختم ہو جاتا ہے)۔ اس کے بعد بھیجنے کے لیے پیڈ پلان چاہیے: US$9.99 ماہانہ، US$79 سالانہ یا لائف ٹائم کے لیے ایک بار US$99۔ جب تک آپ چیک آؤٹ پر ماہانہ کے لیے آٹو رینیو آن نہ کریں، کچھ بھی رینیو نہیں ہوتا، اور اسے آپ کسی بھی وقت کینسل کر سکتے ہیں۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا نمبرز میرے فون میں سیو ہونا ضروری ہیں؟

نہیں۔ آپ فائل میں فون کالم چنتے ہیں اور Wassender ہر چیٹ نمبر سے کھولتا ہے، اس لیے کانٹیکٹس سیو کرنے کی ضرورت نہیں۔

کیا میری اسپریڈشیٹ کہیں اپ لوڈ ہوتی ہے؟

نہیں۔ فائل آپ کے براؤزر میں ہی پڑھی اور پروسیس ہوتی ہے؛ Wassender اسے اپ لوڈ نہیں کرتا۔

Excel نے میرے فون نمبرز کیوں بدل دیے؟

Excel لمبے نمبرز کو عددی ویلیو سمجھتا ہے اور شروع کے صفر ہٹا سکتا ہے۔ نمبرز ٹائپ یا پیسٹ کرنے سے پہلے فون کالم کو Text فارمیٹ کریں۔

ایک فائل سے کتنے میسجز بھیج سکتا ہوں؟

فائل کی کوئی مقررہ حد نہیں، لیکن سائز سے زیادہ محفوظ رفتار اہم ہے۔ روزانہ کی حد استعمال کریں اور بڑی لسٹس کو کئی دنوں میں تقسیم کریں۔

مزید پڑھیں